Việc phân bổ các tài liệu gốc, các hành động trong một tệp tin, trong các
danh sách và/hoặc trong hệ thống email hoàn toàn chấp nhận được, miễn là
khi cần, bạn phải xem xét lại toàn bộ các nhóm, qua đó tin tưởng tất cả các
tài liệu gốc như nhau. Bạn không muốn có những thứ bị ẩn khuất trong
những khe rãnh của hệ thống và không thể sử dụng chúng với mục đích
định sẵn: nhắc nhở.
Để có thể đi chơi với bạn bè hay đi dạo trên một đoạn đường dài không
mục đích với tâm trí thật sự thoải mái, bạn phải biết những hạng mục hành
động đang nằm ở đâu, chúng thế nào và chúng sẽ đợi gì. Và bạn sẽ cần có
khả năng làm điều đó trong vài giây, không phải trong vài ngày.
Tổ chức các phương tiện nhắc dự án
Tạo ra và duy trì danh sách tất cả các dự án của bạn (có nghĩa là bất cứ một
kết quả cam kết hay mong muốn nào đòi hỏi hơn một hành động để hoàn
thành) có thể là một kinh nghiệm rất tuyệt vời. Bạn có thể có nhiều dự án
hơn bạn nghĩ. Nếu bạn chưa làm điều đó, tôi khuyên bạn trước hết nên lập
một danh sách “Các dự án” rất bình thường, giống như những danh sách
bạn dùng cho hành động. Nó có thể là một nhóm trong thiết bị tổ chức kỹ
thuật số, một trang trong cuốn sổ kế hoạch công tác hay thậm chí là một
cặp hồ sơ dán nhãn “Các dự án”, với hoặc là một danh sách tổng thể hoặc
là các trang giấy rời cho mỗi dự án.
Danh sách “Các dự án”
Danh sách “Các dự án” không có nghĩa là giữ các dự án hay chi tiết của các
dự án và bạn cũng không nên cố gắng giữ chúng theo trình tự ưu tiên, quy
mô hay mức độ khẩn cấp − nó chỉ là chỉ số của những nút thòng lọng để
mở. Bạn sẽ không thể thật sự xử lý toàn bộ danh sách “Các dự án” trong
các hoạt động hàng ngày. Phần lớn danh sách các công việc và các nhiệm
vụ không chính thống phát sinh của bạn sẽ tạo nên tiêu điểm chiến thuật
