thông tin! Một số người sử dụng thư mục thư đến trong hộp thư điện tử như
nơi lưu trữ thông tin chưa được xử lý hay thông tin tham khảo. Đây là một
thói quen làm cho trí óc họ tê liệt: họ phải đánh giá lại bất cứ thứ gì vào bất
cứ khi nào nhìn vào màn hình. Nếu chưa bao giờ hòm thư điện tử của bạn
đầy email, phương pháp này có thể hợp lý, nhưng nó không thể áp dụng
được với số lượng email mà hầu hết các chuyên gia nhận được và phải xử
lý hàng ngày.
Một lần nữa, việc xử lý làm rỗng thông tin đầu vào không có nghĩa là bạn
phải xử lý mọi thứ. Bạn chỉ xóa đi những gì có thể xóa và lập hồ sơ những
gì bạn muốn lưu lại nhưng không cần phải làm gì với chúng, trả lời luôn tất
cả những thư không-cần-quá-2-phút và chuyển sang tệp phương tiện nhắc
việc những thứ bạn đang đợi và toàn bộ email bạn phải hành động. Bây giờ,
bạn có thể mở tệp “@ Chờ đợi” và xem lại các email bạn đã xác định là cần
phải giải quyết. Điều này sẽ dễ dàng giải quyết hơn so với việc bạn phải dò
dẫm tìm thông tin ở nhiều nơi và lo sợ bỏ lỡ mất cái gì đó xảy đến với bạn
phải không?
Cảnh báo về phương tiện nhắc việc quá phân tán
Có một mối nguy hiểm dễ thấy trong việc để phương tiện nhắc việc cần
làm ở chỗ khuất tầm mắt. Chức năng của một hệ thống tổ chức, đầu tiên là
cung cấp những phương tiện nhắc việc bạn nhìn thấy được mỗi khi cần, để
bạn có thể tin tưởng vào sự lựa chọn của mình về điều đang làm (và điều
không làm). Trước khi rời văn phòng về nhà, bạn phải xem xét lại từng
email cần xử lý nhưng chưa được xử lý, giống như hạng mục trong danh
sách “Các cuộc điện thoại” hay “Làm việc với máy tính”. Về cốt lõi, “@
Hành động” là phần mở rộng của danh sách “Làm việc với máy tính” và
phải được xử lý như nhau. Luồng công việc “đang treo” lưu trữ dưới dạng
giấy tờ cũng vậy, phải được đánh giá giống như một danh sách nếu nó là
phương tiện nhắc việc duy nhất.
