người bán hàng quay lại với kế hoạch (kế hoạch sẽ được chuyển sang danh
sách “Chờ đợi”). Khi kế hoạch được chuyển tới, bạn sẽ phải xem xét nó (nó
sẽ nằm trong giỏ “Đọc/Xem xét lại”). Khi đã xử lý xong, bạn gửi nó cho
sếp để được phê duyệt (bây giờ nó lại quay trở lại danh sách “Chờ đợi”),...
Bạn sẽ có cảm giác an tâm khi biết danh sách “Đang chờ đợi” của bạn là
một kho lưu trữ hoàn hảo toàn bộ những gì bạn quan tâm mà mọi người
được cho là sẽ thực hiện.
Sử dụng hạng mục gốc như một phương tiện nhắc việc
Cách hiệu quả nhất để theo dõi các phương tiện nhắc việc là đưa chúng vào
trong danh sách hay cặp đựng tài liệu khi bạn gặp những hành động đó.
Bạn có thể ghi tóm tắt khi họp với sếp nhưng bạn cũng có thể bỏ qua bản
ghi này ngay sau khi đưa ra bất kỳ dự án hay hành động nào liên quan đến
chúng. Trong khi cố gắng sử dụng hộp thư thoại, một số người vẫn cần
danh sách “Các việc cần xử lý”, đó không phải là cách hiệu quả nhất để
quản lý những phương tiện nhắc việc được gắn với chúng.
Tuy nhiên, cũng có một vài ngoại lệ với quy tắc này. Một số loại thông tin
đầu vào có thể có hiệu quả nhất khi tự chúng đóng vai trò nhắc việc cho các
hành động cần thực hiện hơn là việc bạn phải viết điều gì đó về chúng trong
một danh sách. Điều này đặc biệt đúng với một số tài liệu dạng văn bản và
email.
Quản lý luồng công việc trên giấy tờ
Bản thân một số thứ đã là phương tiện nhắc việc tốt nhất. Nhóm các bài
báo, ấn phẩm hay tài liệu “Đọc/Xem xét lại” là ví dụ điển hình nhất. Nó có
hại nếu chúng ta viết “Xem xét lại tạp chí Fortune” trong một danh sách
công việc nào đó trong khi bạn có thể chỉ cần đưa nó vào trong giỏ
“Đọc/Xem xét lại” là được.
