cần trao đổi với anh ta, thì danh sách đó phải dễ nắm bắt và tiếp cận khi cần
thiết.
Với tính hữu dụng của loại danh sách này, hệ thống của bạn cần cho phép
bạn thêm “Các chương trình làm việc phát sinh” (khi cần thiết) nhanh
chóng và thuận tiện. Ví dụ, việc bổ sung một trang cho một cá nhân hay
cuộc họp trong “Chương trình làm việc” ở cuốn sổ dự án chỉ mất vài giây,
cũng giống như việc thêm một “Ghi chú” trong nhóm “Chương trình làm
việc” trong thiết bị trợ giúp cá nhân kỹ thuật số PDA.
“Đọc/Xem xét lại”. Đôi lúc, bạn sẽ khám phá ra trong giỏ đựng thông tin
đầu vào của mình có những thứ mà công việc tiếp theo là đọc. Tôi hy vọng
bạn luôn nhớ nguyên tắc 2 phút và nhanh chóng đọc lướt các hạng mục −
quẳng đi, lập hồ sơ hay chuyển chúng đến những vị trí thích hợp.
Những người sử dụng thời gian cá nhân tệ nhất là những người đầu tiên
luôn phàn nàn thiếu thời gian.
--Jean de La Bruysre
Với những hạng mục cần đọc phải mất hơn 2 phút để thực hiện, tốt nhất
bạn nên quản lý trong một giỏ đựng riêng biệt có dán nhãn “Đọc/Xem xét
lại”. Đây vẫn là “một danh sách” theo định nghĩa của tôi, nhưng sẽ hiệu quả
hơn nếu xếp các tài liệu và tạp chí vào một khay hay một cặp đựng tài liệu
có thể xách đi được.
Đối với nhiều người, tài liệu cần “Đọc/Xem xét lại” rất nhiều. Đó là lý do
tại sao nó chỉ dành cho những hành động kéo dài-hơn-2-phút mà bạn thật
sự muốn đọc khi có thời gian. Bản thân nó cũng đủ khiến bạn nản chí,
nhưng mọi thứ sẽ vượt qua khỏi tầm kiểm soát và bị tê liệt nghiêm trọng
nếu giới hạn của nhóm này không được xác định rõ ràng. Ít nhất mô hình
phác thảo ban đầu cũng giúp bạn nhận thức được và có một loại hình cơ
