những mẩu ghi nhớ nhỏ trong tài liệu hỗ trợ dự án, đảm bảo sẽ xếp chúng
vào bản tổng kết hàng tuần. Nếu sự sắp xếp này có vẻ không phù hợp, hãy
thử cho thêm vào cả những dự án phụ độc lập và đang hoạt động như
những mục riêng biệt trong danh sách tổng thể của bạn.
Không có hệ thống hoàn hảo để theo dõi toàn bộ các dự án và dự án phụ
của bạn theo cùng một cách. Bạn chỉ cần biết mình có những dự án và nếu
chúng có những thành phần liên quan, bạn biết phải tìm những phương tiện
nhắc việc phù hợp ở đâu.
Các tài liệu hỗ trợ dự án
Tài liệu hỗ trợ dự án không phải là các công việc dự án, cũng không phải là
phương tiện nhắc dự án. Chúng là nguồn hỗ trợ cho các công việc và tư duy
về các dự án của bạn.
Đừng sử dụng tài liệu hỗ trợ như những phương tiện nhắc việc. Thông
thường mọi người sử dụng giấy và nhét chúng đầy trong các cặp tài liệu
như phương tiện nhắc việc rằng: (1) họ có một dự án; và (2) họ phải làm cái
gì về dự án đó. Họ thật sự đã biến tài liệu hỗ trợ dự án thành phương tiện
nhắc việc. Vấn đề ở chỗ, các công việc tiếp theo và danh mục “Chờ đợi”
của những dự án này thường chưa được xác định và thường bị ấn vào một
đống giấy tờ hoặc cặp đựng tài liệu − khiến chúng giống như những thứ bỏ
đi, gây rối loạn cho việc tổ chức thay vì thu hút sự chú ý của chúng ta. Khi
bạn bắt tay vào việc, những tập hồ sơ đó là những thứ cuối cùng bạn muốn
ngó đến và nghiên cứu. Bạn sẽ thật sự bị tê liệt trước hàng đống tài liệu như
vậy, bởi chúng không đưa ra những gợi ý cho bạn mà chỉ mang lại nhiều lo
lắng hơn.
Nếu gặp tình huống này, trước hết bạn phải đặt dự án vào trong danh sách
“Các dự án” như một phương tiện nhắc nhở rằng có kết quả cần phải đạt
được ở phía trước. Sau đó, các bước hành động và hạng mục “Chờ đợi”
phải được cho vào các danh sách nhắc việc phù hợp. Cuối cùng, nếu đã đến
