cần sử dụng đến chúng, và một số tài liệu trong đó cần phải được theo dõi
như là những hành động cần thiết thúc đẩy mối quan hệ tiến triển. Phần còn
lại có thể hiệu quả hơn khi được tổ chức với hệ thống danh sách công việc.
Thông tin khách hàng chỉ có vậy và có thể được xếp vào hồ sơ tham khảo
khách hàng nói chung hoặc lưu trữ trong thư viện khác hàng (Tôi sử dụng
từ “Hành động!” vì lý do quan trọng duy nhất là nó cho phép tôi tham khảo
chéo thông tin tổng quát về công ty và những giao tiếp quan trọng với các
nhân vật chủ chốt trong công ty). Nếu tôi cần gọi điện cho một khách hàng,
tôi không muốn hệ thống nhắc việc để ở nơi nào khác ngoài danh sách
“Các cuộc điện thoại”.
Tổ chức cách tư duy dự án ngẫu nhiên
Trong Chương 3, tôi đã đề nghị bạn thường xuyên có các ý tưởng về những
dự án mà bạn muốn lưu lại nhưng không nhất thiết phải là các công việc
tiếp theo. Những ý tưởng này được chia thành ba nhóm chính trong “tài
liệu hỗ trợ dự án” và có thể là bất cứ thứ gì, từ khái niệm một điều gì đó
bạn muốn làm trong kỳ nghỉ sắp tới đến việc làm rõ một số thành phần chủ
yếu trong một kế hoạch dự án. Những ý tưởng này có thể nảy sinh khi bạn
đang lái xe trên đường cao tốc và nghe một bản tin hay câu chuyện trên đài,
hoặc khi bạn đang đọc một bài báo liên quan. Bạn sẽ làm gì với những loại
tài liệu này?
Lời khuyên của tôi là, bạn hãy xem xét đặt việc theo dõi dự án hay chủ đề ở
đâu, làm thế nào bạn có thể bổ sung thông tin cùng định dạng và bạn có thể
lưu trữ các dữ liệu mở rộng liên quan đến dự án ở đâu. Hầu hết các chuyên
gia sẽ có vài sự lựa chọn cách xử lý tài liệu hỗ trợ như những ghi chú vào
một mục của danh sách, tổ chức thông tin kỹ thuật số trong email hay cơ sở
dữ liệu và duy trì hồ sơ dưới dạng giấy tờ và những ghi chép trong sổ tay.
Những ghi chú đính kèm. Hầu hết các phần mềm tổ chức đều cho phép bạn
đính kèm một “ghi chú” dưới dạng kỹ thuật số vào danh sách hay lịch. Nếu
bạn đang có một danh sách “Các dự án” trong phần mềm, bạn có thể tìm
