lúc phải thật sự hành động, ví dụ như gọi điện cho ai đó về dự án, bạn có
thể lấy ra tất cả những tài liệu mà bạn nghĩ có thể cần làm tài liệu hỗ trợ
trong quá trình đàm thoại.
Xin nhắc lại, bạn không nên sử dụng tài liệu hỗ trợ như là phương tiện nhắc
bạn công việc cần làm mà phải chuyển nó vào danh sách hành động. Tuy
nhiên, nếu tài liệu bao gồm cả kế hoạch dự án và đánh giá tổng thể ngoài
các thông tin tham khảo lưu trữ không chính thống thì bạn có thể muốn giữ
chúng ở dạng dễ thấy và dễ tiếp cận hơn những tài liệu tham khảo thông
thường trong tủ hồ sơ. Tủ đựng hồ sơ cũng phù hợp để đựng các tài liệu hỗ
trợ, miễn là bạn có quy định mở các ngăn kéo hồ sơ để xem xét kế hoạch
mỗi khi làm bản tổng kết công việc hàng tuần. Nếu không, tốt hơn bạn hãy
lưu giữ những tài liệu hỗ trợ dự án này trong một cặp hồ sơ hiện có hay một
giỏ đựng tài liệu “Treo” riêng biệt trên bàn làm việc.
Hãy quay lại ví dụ trước đây của chúng ta về việc chuyển sang một ngôi
nhà mới, bạn có thể có một hồ sơ với tên “Nhà mới” đựng tất cả các kế
hoạch, chi tiết và ghi chú về việc trang trí cảnh quan, mắc lại dây điện tầng
trệt và sửa chữa nhà bếp. Trong bản tổng kết công việc hàng tuần, khi bạn
xét đến mục “Hoàn thành việc sửa chữa nhà mới” trong danh sách “Các dự
án”, bạn sẽ lấy ra hồ sơ “Nhà mới” và lật giở toàn bộ các ghi chú để bảo
đảm không bỏ qua bất cứ công việc tiếp theo nào. Những công việc này khi
đó cần phải được hoàn thành, chuyển giao cho người khác hoặc trì hoãn
trong các danh sách hành động, và cặp đựng hồ sơ sẽ được sắp xếp lại cho
đến khi bạn cần nó để thực hiện các công việc này hay cho bản tổng kết
công việc hàng tuần lần sau.
Nhiều người giao tiếp trực tiếp với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng
đã cố gắng sử dụng cặp đựng hồ sơ khách hàng và/hoặc phần mềm quản lý
các mối quan hệ giống như Hành động! để “quản lý các mối quan hệ”. Vấn
đề là, một số tài liệu chỉ là các số liệu hoặc dữ liệu ghi lại những việc đã
qua cần được lưu giữ dưới dạng thông tin cần thiết để tham khảo khi bạn
