đến một dự án, mở ra hay bổ sung một trang “ghi chú” cho dự án đó và xếp
loại theo ý tưởng của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để nắm bắt cách tư
duy “mặt-sau-phong-bì-thư”. Nếu danh sách “Các dự án” dưới dạng giấy,
bạn có thể đính kèm một ghi chú ở bên cạnh đề mục trong danh sách tổng
thể hoặc nếu bạn là người ít sử dụng công nghệ thì hãy dán lên tờ giấy
riêng biệt của đề mục. Trong bất cứ trường hợp nào, bạn cần phải nhìn vào
bản đính kèm khi xem xét lại dự án để sử dụng thông tin.
Email và cơ sở dữ liệu. Các email chứa những thông tin giá trị liên quan
đến các dự án của bạn có thể được lưu trữ tại một tệp email riêng biệt. Nếu
bạn chưa có một danh sách như vậy, bạn cũng có thể thấy nó hữu ích để
thiết lập một cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cụ thể hơn cho việc tổ chức tư duy về
một dự án hay chủ đề. Ví dụ, nếu máy tính của bạn sử dụng phần mềm
Lotus Notes, bạn có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cho việc sử
dụng máy tính cá nhân của bản thân hay dùng chung với người khác trong
hệ thống mạng của bạn . Cũng nên để ý tới một số dạng cơ sở dữ liệu tự do
khác có trên thị trường. Sẽ rất tuyệt nếu bạn có thể lấy dữ liệu từ trên mạng
hoặc email và sắp xếp theo chủ đề ở một nơi nào đó; hoặc ghi lại vào máy
tính những ý tưởng trong đầu bạn. Bạn nên sử dụng công nghệ và công cụ
đã có − hãy học cách sử dụng tất cả các danh sách và tài liệu đính kèm
trong một số phần mềm, ví dụ như phần mềm tổ chức của Palm có thể cung
cấp cho bạn đầy đủ tính năng “mặt-sau-phong-bì-thư”.
Các hồ sơ dạng giấy. Có một cặp đựng hồ sơ dành riêng cho mỗi dự án rất
có ý nghĩa nếu bạn tích lũy tài liệu dưới dạng giấy. Dù nó có thể là dạng
công nghệ thấp nhưng lại là một giải pháp hay. Thật đơn giản và dễ xử lý
khi tạo ra một hệ thống hồ sơ tham khảo chung khiến bạn cảm thấy thoải
mái.
Một cuốn sổ tay. Ưu điểm lớn của cuốn sổ tay là bạn có thể dành riêng một
trang hay một vài trang cho một dự án riêng biệt. Tôi đã nhiều năm duy trì
một cuốn sổ tay cỡ trung bình với danh sách “Các dự án” ở nửa đầu và
