Bạn có thể tình cờ bắt gặp rất nhiều thứ là các tài liệu tham khảo trên bàn
làm việc và trong cuộc sống. Không cần phải hành động gì với những tài
liệu này nhưng chúng là những thông tin bạn muốn giữ lại vì nhiều lý do.
Điều quan trọng là bạn cần quyết định sẽ lưu giữ chúng với số lượng bao
nhiêu, dành bao nhiêu không gian, lưu trữ dưới dạng gì và ở đâu. Phần lớn
những thứ cần quyết định là các đánh giá cá nhân hoặc mang tính tổ chức
dựa trên suy nghĩ logic, theo luật hoặc ý thích cá nhân. Thời điểm duy nhất
bạn nên để ý đến tài liệu tham khảo là khi bạn cần phải thay đổi hệ thống
theo một cách nào đó, bởi vì bạn có quá nhiều hoặc quá ít thông tin theo
nhu cầu và sở thích.
Vấn đề mà hầu hết mọi người gặp phải đối với tài liệu của họ là nó vẫn chỉ
là “dữ liệu thô” − có nghĩa là họ vẫn chưa quyết định tài liệu nào dùng
được, tài liệu nào không. Một khi bạn làm sáng tỏ được vấn đề trên thì
phần còn lại ở dạng tài liệu tham khảo sẽ không còn có sức lôi cuốn hay
tình trạng chưa hoàn thành nào liên quan tới nó – nó chỉ là thư viện. Quyết
định duy nhất của bạn lúc này là muốn thư viện của mình phong phú đến
đâu. Khi tăng dung lượng ổ cứng máy tính, tôi có thể lưu trữ nhiều thông
tin hơn. Càng nhiều càng tốt miễn là tôi còn quan tâm, vì tăng số lượng các
tài liệu tham khảo đơn thuần không làm tăng sức ép tâm lý.
Sự đa dạng của các hệ thống tham khảo
Có một vài cách để tổ chức các tài liệu tham khảo và nhiều loại công cụ để
sử dụng. Dưới đây là một số cách thông dụng nhất:
• Lập hồ sơ tham khảo chung − dạng giấy hoặc email.
• Lập hồ sơ theo nhóm lớn.
• Quản lý các mối quan hệ và các chỉ số.
• Thư viện và nơi lưu trữ thông tin.
