Quản lý các mối quan hệ và các chỉ số. Hầu hết các thông tin bạn cần lưu
trữ liên quan trực tiếp đến những người trong hệ thống của bạn. Bạn cần
phải theo dõi thông tin về mọi mối quan hệ − điện thoại, địa chỉ nhà và văn
phòng, điện thoại di động, số fax, địa chỉ email,… Ngoài ra, nếu thấy hữu
ích, bạn có thể muốn lưu trữ thông tin về ngày sinh, tên bạn bè, thành viên
trong gia đình đồng nghiệp, sở thích, loại rượu và thức ăn ưa thích của
họ,... Chuyên nghiệp hơn, bạn có thể muốn theo dõi ngày ký kết hợp đồng,
ngày đánh giá khả năng làm việc, mục đích, mục tiêu và các dữ liệu liên
quan khác cho mục tiêu phát triển nhân viên của bạn.
Mục địa chỉ/điện thoại của hầu hết các phương tiện tổ chức có trên thị
trường 50 năm qua (cùng với cuốn lịch) có lẽ được sử dụng nhiều nhất.
Mọi người đều cần lưu giữ số điện thoại. Phải công nhận đây là tài liệu
tham khảo đơn giản, không cần có hành động nào, chỉ là thông tin bạn có
thể cần sử dụng trong tương lai.
Vì vậy, không hề có bí mật nào về việc bạn sẽ xử lý chúng như thế nào,
ngoài việc đáp ứng cho những nhu cầu cá nhân của bạn. Một lần nữa, vấn
đề duy nhất nảy sinh khi mọi người cố gắng biến các chỉ số của họ thành
công cụ nhắc nhở những điều họ phải làm. Điều này không hiệu quả. Trong
chừng mực mà tất cả hành động liên quan đến những người bạn biết được
nhận diện và theo dõi trong các danh sách nhắc việc, thì không cần tới vai
trò của hệ thống địa chỉ hay số điện thoại để thay thế ngoài việc là một
cuốn sổ địa chỉ trung gian.
Vấn đề cần quan tâm duy nhất khi đó là bạn cần lưu trữ bao nhiêu thông
tin? ở đâu? bằng phương tiện nào?... để có thể tiếp cận được nó khi cần.
Không có gì hoàn hảo trong khía cạnh đó nhưng khi các thiết bị kỹ thuật số
nhỏ ngày càng dễ sử dụng và liên kết với những cơ sở dữ liệu lớn, bạn sẽ
có nhiều thông tin có sẵn hơn với cùng lượng công sức bỏ ra.
Thư viện và nơi lưu trữ thông tin – ở mức độ cá nhân. Thông tin hữu ích
tồn tại ở nhiều mức độ khác nhau. Bạn có thể tìm thấy bất cứ thứ gì với số
