Lập hồ sơ tham khảo chung. Như tôi đã nói, một hệ thống hồ sơ tốt rất cần
thiết để xử lý và tổ chức tài liệu của bạn. Nó cũng là điều kiện bắt buộc để
giải quyết khối lượng lớn các tài liệu bằng giấy có giá trị đối với bạn vì lý
do này hay lý do khác. Điều lý tưởng là bạn đã thiết lập hệ thống lập hồ sơ
tham khảo chung khi bạn xử lý “thông tin đầu vào”. Bạn cần phải cảm thấy
thoải mái khi phân loại, dù chỉ là một mẩu giấy bạn muốn lưu lại để tham
khảo sau này. Hệ thống của bạn phải ở dạng chính thống, dễ dàng truy cập
và lập hồ sơ cho công việc và luôn sẵn sàng ở nơi làm việc. Nếu bạn vẫn
chưa thiết lập một hệ thống như vậy, hãy tìm kiếm sự trợ giúp trong
Chương 4.
Hầu hết mọi người xử lý khoảng 200-400 hồ sơ tham khảo chung ở dạng
giấy tờ và 30-100 tệp thông tin tham khảo dạng email.
Lập hồ sơ theo nhóm lớn. Bất cứ một chủ đề nào cần nhiều hơn 50 tệp hồ
sơ thì nên được để ở một ngăn kéo hay một khu vực riêng với một hệ thống
riêng được đánh dấu theo thứ tự bảng chữ cái. Ví dụ, nếu bạn quản lý một
tập đoàn đang được sáp nhập và cần phải lưu giữ rất nhiều giấy tờ, bạn có
thể muốn dành riêng hai hoặc ba tủ đựng hồ sơ của tất cả các tài liệu cần
thiết cho tiến trình chuyển giao. Nếu việc làm vườn, lái thuyền buồm hay
nấu ăn là niềm đam mê của bạn, bạn có thể cần ít nhất là một ngăn kéo
đựng hồ sơ dành riêng cho những sở thích này.
Luôn nhớ rằng, nếu “khu vực tập trung” của bạn có các tài liệu hỗ trợ có
thể trộn lẫn vào các “khu vực tập trung” khác, bạn sẽ gặp phải tình thế tiến
thoái lưỡng nan: lưu trữ thông tin trong hồ sơ tham khảo chung hay trong
các hồ sơ tham khảo riêng biệt? Khi bạn đọc một bài báo hay về việc làm
hàng rào và muốn lưu lại nó, liệu bạn sẽ cho tờ báo đó vào tập tài liệu
“Vườn” hay vào hệ thống chung với các thông tin về các dự án liên quan
đến nhà? Theo thông lệ, tốt nhất là cho nó vào hệ thống thông tin tham
khảo chung.
