của tôi cũng vậy. Giả sử bạn vừa mới thu thập, xử lý, tổ chức các dữ liệu
thô, bạn sẽ chỉ cần dành một chút thời gian ở chỗ này và chỗ kia để truy
cập hệ thống cho các phương tiện nhắc việc hàng ngày.
Xem xét lịch của bạn trước
Việc xem xét lại thường xuyên nhất có lẽ là cuốn lịch của bạn và tệp hồ sơ
đã duyệt hàng ngày nếu bạn duy trì một cái để xem “khung thiết kế” và
quyết định phải làm cái gì. Bạn phải biết thước đo thời gian và không gian
trước. Ví dụ, việc bạn biết được có các cuộc họp liên tục ở các địa điểm
khác nhau từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều và chỉ có nửa tiếng ăn trưa sẽ giúp
bạn đưa ra những quyết định cần thiết.
… Tiếp theo là danh sách các công việc
Sau khi bạn đã xem xét tất cả những cam kết có thời gian cụ thể và xử lý
bất cứ thứ gì bạn muốn, phạm vi bạn cần thường xuyên xem xét tiếp theo là
danh sách tất cả các công việc có thể thực hiện trong hoàn cảnh hiện tại. Ví
dụ, nếu bạn ở văn phòng, bạn sẽ xem xét danh sách các cuộc điện thoại, các
công việc với máy tính và các công việc văn phòng khác. Điều này không
có nghĩa là bạn thật sự sẽ làm điều gì trong các danh sách của mình. Bạn sẽ
chỉ đánh giá chúng so với luồng công việc khác đang đến với mình để đảm
bảo đưa ra quyết định tốt nhất về hành động tiếp theo. Bạn phải luôn tự tin
rằng mình không bỏ qua bất cứ thứ gì quan trọng.
Nói thẳng thắn, nếu cuốn lịch của bạn đáng tin cậy và danh sách hành động
của bạn có tính hiện thời, chúng sẽ là những thứ duy nhất trong hệ thống
bạn sẽ cần tham khảo nhiều hơn hai ngày. Tôi đã từng không phải xem xét
bất kỳ danh sách nào của tôi trong nhiều ngày, trên thực tế, bởi vì nó rõ
ràng từ trước − cuốn lịch của tôi − cho thấy điều gì tôi không thể làm.
Xem xét lại đúng lúc và đúng bối cảnh
