Tri thức mà chúng ta xem xét, tự thân nó đã là công việc. Tri thức là thông
tin trong công việc, thông tin tập trung vào kết quả.
--Peter F. Drucker
Tính đa dạng của năm bước trên phải được hiểu xuyên suốt và cần sử dụng
các phương pháp, công cụ phù hợp, tạo điều kiện để chúng thực hiện tối ưu
chức năng. Theo quan điểm của tôi, cần thiết (nếu không muốn nói là thiết
yếu) phải tách biệt các bước trên theo các thời điểm khác nhau trong ngày.
Có những lúc tôi chỉ cần thu thập thông tin và chưa cần quyết định phải
làm gì. Lúc khác, tôi lại chỉ muốn xử lý thông tin ghi lại từ một cuộc hội
thảo hoặc trên đường trở về sau một chuyến đi xa và phân tích ngay trên
đường đi. Lại có lúc tôi muốn xem xét tất cả hoặc một phần thông tin có
được. Và hiển nhiên, hầu hết thời gian của tôi là để thực hiện những việc
phải làm.
Tôi phát hiện ra một nguyên nhân chính khiến nhiều người không thành
công “trong việc tổ chức” là họ đã cố gắng thực hiện cả năm bước trên
cùng một lúc. Hầu hết mọi người khi “lên danh sách” đều cố gắng thu thập
những thứ quan trọng nhất theo thứ tự ưu tiên mà không cân nhắc hành
động thực tế cần tiến hành. Nhưng, ví dụ, nếu bạn không quyết định được
cần làm gì trong ngày sinh nhật thư ký của mình vì cho rằng lúc này nó
không quan trọng, thì nó sẽ khiến bạn không thể tập trung toàn bộ và hiệu
quả vào những điều thật sự quan trọng.
Chương này sẽ đề cập chi tiết năm bước trên. Chương 4 đến chương 8 sẽ
nêu ra từng bước thực hiện một hệ thống chặt chẽ riêng cho từng bước với
nhiều ví dụ và bài thực hành lý thú.
Thu thập thông tin
Điều quan trọng là chúng ta phải biết thu thập cái gì và làm cách nào thu
thập hiệu quả nhất để có biện pháp xử lý thích hợp. Để tránh đi vào chi tiết
