rườm rà, không cần thiết, bạn phải chắc chắn đã nắm bắt được mọi thứ
mình cần phải làm; và sau này, vào một lúc nào đó, bạn có thể xử lý hay
xem xét lại toàn bộ.
Thu thập toàn bộ những thứ “còn dở dang”
Để loại trừ “thiếu sót”, bạn cần thu thập và tập hợp những thứ bạn cho là
chưa hoàn thiện − những thứ liên quan đến cá nhân hay công việc, to lớn
hay nhỏ bé, cấp bách hay thứ yếu, những thứ bạn cho rằng nên thay đổi và
bạn cam kết sẽ thay đổi chúng.
Rất nhiều thứ bạn phải làm đang được thu thập cho bạn khi bạn đang đọc
trang sách này. Đó là những bức thư đang được gửi đến hòm thư, bản ghi
nhớ đang được đưa vào giỏ thông tin đầu vào, email đang được truyền đến
máy tính và tin nhắn đang chất đống trong hộp thư thoại. Nhưng đồng thời
bạn cũng đã và đang thu thập những thứ trong môi trường sống và tâm hồn
của mình − những thứ không thuộc về đúng nơi, đúng chỗ. Đó là các ý
tưởng chiến lược còn quanh quẩn trong đầu bạn, những đồ hư hỏng trong
ngăn kéo bàn cần sửa chữa hay vứt đi, hoặc những tờ tạp chí cũ trên bàn,…
Tất cả đều được xếp vào nhóm “dữ liệu thô”.
Danh mục chưa được hoàn thiện là những thứ gắn với các cụm từ như
“nên”, “cần phải”, “phải”. Kể cả việc bạn quyết định có làm gì hay không
cũng là việc chưa hoàn thiện. Bởi nó bao gồm toàn bộ các ý tưởng “tôi sẽ”
– những việc bạn đã quyết định nhưng vẫn chưa bắt tay làm. Chắc chắn nó
bao gồm cả những thứ còn đang dở dang và đang trong quá trình thực hiện,
cũng như những thứ bạn đã làm và mọi thứ bạn cần làm trừ phi bạn đã hoàn
thành chúng.
Để quản lý hiệu quả danh mục các việc chưa thực hiện này, bạn cần xếp nó
vào trong “thùng chứa”, chờ đến khi quyết định chúng là cái gì và sẽ làm gì
với chúng. Sau đó, bạn phải thường xuyên xử lý triệt để thông tin trong các
