Chuẩn bị tốt thật sự đem lại hiệu quả tích cực.
Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 6: Không xác nhận lại cuộc hẹn
Đây là hiện tượng khá phổ biến. Một nhân viên bán hàng lái xe từ đầu
này đến đầu kia thị trấn để đến gặp khách hàng. Cuộc hẹn được sắp xếp từ
trước vì vậy anh ta nghĩ có lẽ mọi chuyện sẽ diễn ra đúng như kế hoạch.
Nhưng khi nhân viên bán hàng đến nơi, vị khách đó lại bị điều ra ngoài thị
trấn, đang bận họp…. Kết quả là nhân viên bán hàng mất công đi cả đoạn
đường dài, mất thời gian lái xe trở về văn phòng. Đôi khi người bán hàng
mất đến nửa ngày vì không xác nhận lại cuộc hẹn.
Tại sao nhân viên bán hàng lại ngại xác nhận cuộc hẹn? Họ sợ rằng nếu
gọi điện để xác nhận, khách hàng sẽ hủy hẹn. Họ sẵn long nằm lấy bất kỳ cơ
hội nào hơn là mạo hiểm để rồi bị từ chối.
Hai cách xác nhận lại cuộc hẹn.
Có hai cách xác nhận lại cuộc hẹn mà không sợ hủy hẹn. Thứ nhất gọi
điện trực tiếp cho khách hàng và hỏi: “Xin lỗi ông, chúng ta hẹn gặp nhau
vào hai hay 3 giờ ngày mai ạ”
Khi khách hàng trả lời; “À, chúng ta hẹn lúc hai giờ chiều” bạn có thể
nói: “Đúng như tôi nghĩ, đúng hai giờ chiều mai tôi sẽ có mặt ở đó, mong
sớm gặp lại ông”
Cách thứ hai là gọi điện cho lễ tân và hỏi: “Xin hỏi ông Brow có ở đó
không?” Khi lễ tân khẳng định ông Brow có trong văn phòng, bạn nói tiếp: “
Làm ơn hãy nói rằng có John Jones gọi điện đến và tôi sẽ gặp ông ấy tại văn
phòng đúng một giờ chiều mai như đã hẹn. Cảm ơn chị rất nhiều”
Gọi điện và xác nhận cuộc hẹn giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn,
nhắc khách hàng nhớ về cuộc hện và khơi dậy sự tò mò hay chuẩn bị tâm lý
trước. Việc này cũng sẽ nhắc nhở khách hàng sắp xếp lịch và dành thời gian
cho bạn.
Sắp xếp lại cuộc hẹn
Thỉnh thoảng, bạn gọi điện để xác nhận cuojc hẹn, trợ lý của khách hàng
sẽ nói: “Tôi rất vui vì ồn đã gọi. Bà Prospect có việc gấp và không thể gặp
ông hôm nay.”
Bạn đáp: “Tôi rất tiếc nhưng cảm ơn chị đã báo cho tôi. Có lẽ chúng ta
nên sắp xếp một cuộc hẹn khác vào thời gian thuận tiện hơn. Chị có lịch ở đó
không?”
Gửi email xác nhận
E-mail là phương tiện hiệu quả để bạn xác nhận cuộc hẹn mà không sợ
bị hủy hẹn. Khi bạn sắp xếp cuộc hẹn lần đầu tiên, hãy xin địa chỉ e-meil của
khách hàng. Sau đó, vào buổi tối trước cuộc hẹn, hãy gửi e-mail cho họ để
xác nhận bạn sẽ có mặt ở đó vào thời gian như đã thống nhất. Vì việc đầu
tiên mọi người làm vào buổi sáng là kiểm tra e-mail bên bạn sẽ nhắc họ nhớ
về buổi hẹn và đợi bạn đến văn phòng.
97
