Họ cùng quyết định bước nào trong thông báo không rõ ràng, thậm chí mâu
thuẫn. Nhưng hiện giờ vị giám đốc này đang trên máy bay và không thể kết
nối được trong vài giờ. Vì vậy, tất cả mọi công việc sẽ “đóng băng” cho đến
khi máy bay hạ cánh.
PHƯƠNG ÁN CHO NHÓM: Bắt đầu hợp tác để gỡ rối những mâu thuẫn
trong bức thông điệp. Sau đó, đặt ra các câu hỏi dưới dạng câu trả lời
Có/Không để vị giám đốc có thể trả lời dễ dàng ngay lập tức, chỉ cần ít tin
nhắn. Sau đó danh sách kiểm tra này có thể đóng vai trò là một khuôn mẫu
để đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đã được thực hiện.
PHƯƠNG ÁN CHO CÁC NHÀ QUẢN LÝ: Trước một chuyến công tác,
luyện tập thành thói quen “trang bị kiến thức nền“ hoặc lập hồ sơ nhóm.
Sau đó, nếu những quyết định nhanh chóng được đưa ra trong những điều
kiện thay đổi, cả nhóm sẽ biết ý định của bạn. Những lời hướng dẫn của
bạn, nếu có, đều dựa trên một bối cảnh rõ ràng.
Tám bí quyết đưa ra thông tin khéo léo
Đầu tư thời gian để vạch ra những thông điệp quan trọng. Tính bất cẩn, sự
nhẫn tâm hoặc thái độ bất lịch sự sẽ gây hiểu lầm, mất lòng tin và hủy hoại
các mối quan hệ. Sau đó, những nỗ lực để xây dựng lại niềm tin sẽ rất khó
khăn, tốn thời gian và đôi khi vẫn thất bại. Để khéo léo đưa ra thông tin,
bạn cần:
1. Làm rõ mục đích của mình. Bạn muốn đối phương biết gì hoặc làm gì?
2. Chọn hình thức giao tiếp phù hợp: gặp gỡ trực tiếp, nói chuyện điện
thoại, thư thoại, thư điện tử, tham dự hội nghị, giảng dạy bằng video, trình
diễn hoặc giải trí.
3. Lựa chọn ngôn từ cẩn thận để soạn ra thông điệp của bạn. Nên viết lại 1-
2 lần nếu cần thiết.
