chính để triệu tập một cuộc họp:
1. Chỉ triệu tập cuộc họp về các chủ đề đòi hỏi giao tiếp hai chiều.
2. Chỉ triệu tập cuộc họp khi chủ đề này không thể giải quyết qua thư báo.
3. Tổ chức các buổi họp nhóm theo một lịch trình hợp lý, nhưng không nên
thiết lập sẵn thời gian. Điều này cho phép mọi thành viên có cơ hội đề xuất
các hạng mục liên quan đến chương trình họp. Nhóm làm việc tốt hơn khi
biết họ có thể phát biểu một vấn đề liên quan đến một số thành viên khác.
4. Họp trong thời gian ngắn. Nếu cuộc họp cần 20 phút thì bạn chỉ cần dành
ra 20 phút cho nó.
5. Chuẩn bị tốt. Các nhóm làm việc hiện nay thường thông minh nhưng lại
dễ nản lòng.
Có một số việc làm theo nhóm hiệu quả hơn cá nhân. Những công việc đó
bao gồm công tác quy hoạch và điều phối, phát triển chính sách mới, giải
quyết các vấn đề liên quan đến sự công bằng (như phân bổ, bảo hiểm, luân
phiên trách nhiệm) − những việc mà nhân viên muốn tranh luận nêu ý kiến,
chứ không phải cứ thế mà nhận quyết định luôn. Các cuộc họp tốt nhất là
dành cho việc giải quyết vấn đề sáng tạo, thể hiện sự công nhận với những
thành quả của nhân viên, và ăn mừng chiến thắng. Tuy nhiên, nếu làm sai,
bạn sẽ phải nhận lời phê bình của cấp trên.
Claire sẵn sàng thừa nhận rằng các cơ hội hoặc một số sự kiện không dự
đoán được có thể dẫn tới một cuộc họp, nhưng bà khẳng định rằng một mô
hình dành cho một cuộc họp như vậy phải được đưa ra để điều chỉnh hoặc
sửa chữa. Với bất kỳ cuộc họp khẩn cấp nào, nhiệm vụ đầu tiên là phải thiết
lập một chương trình họp, do đó trước tiên mọi người có thể xem xét liệu
mình có đủ dữ liệu để thảo luận hoặc quyết định hay không.
