Một số gợi ý dưới đây có thể giúp bạn.
• Đối với các nhà quản lý cấp cao: Chỉ định những “người đóng thế” cho
một số lĩnh vực nhất định. Đăng danh sách những người có quyền bỏ phiếu
tại nơi làm việc của bạn về những chủ đề cụ thể. Nhiều tổ chức phân cấp,
công nghệ cao thường xuyên thực hiện việc này.
• Mời các thành viên xác nhận tần suất và thời gian. Mặc dù các cuộc họp
nhân viên nên được tổ chức vào cùng một ngày và cùng một thời gian mỗi
tuần (đảm bảo độ tin cậy), không cần phải dành ra khoảng thời gian tương
đương cho mỗi lần họp. Tôn trọng thời gian của nhân viên làm tăng mức độ
sẵn sàng tham gia của họ. Nếu vấn đề được giải quyết trong 20 phút, cứ để
cho họ nói, và sau đó kết thúc cuộc họp. Áp dụng điều này cho cả các cuộc
họp được tổ chức từ xa hoặc qua mạng.
Khi bạn chủ trì cuộc họp
Bằng việc tuân thủ (và đăng lên) một vài quy tắc đơn giản, bạn có thể vượt
qua hầu hết những điều khiến các thành viên ghét họp hành. Hãy tưởng
tượng trên tường có một bảng thông báo như sau:
Trong phòng họp chúng ta phải:
• Bắt đầu đúng giờ
• Tự do đóng góp
• Bám sát chương trình họp
• Kết thúc đúng giờ
• Cảm ơn vì đã cung cấp thông tin
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những điểm trên.
