Khi bạn nhận một nhiệm vụ, hãy hỏi người đưa ra yêu cầu một mức ước
tính thời gian cần thiết để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó. Bạn phải nhớ
luôn luôn làm điều này trước khi chấp nhận thời hạn. (Trong phần lớn
trường hợp, những người yêu cầu không có một gợi ý nào về ước tính thời
gian cả, nhưng bạn nên hỏi!) Nếu theo lẽ thường, bạn phải tiến hành ước
lượng bằng mắt. Nếu không, bạn hãy đề nghị được tự đánh giá công việc và
sau đó trở lại với một ước tính cụ thể.
Không có thời hạn nếu không có ước tính
Chỉ sau khi đã ước tính cẩn thận, bạn mới nên chấp thuận một thời hạn hợp
lý. Lần tới khi bạn bắt đầu đánh giá một công việc nào đó, đừng xem đồng
hồ hay lịch. Thay vào đó, hãy xem xét các nhiệm vụ liên quan, và quyết
định xem những việc này sẽ tuân theo lịch trình như thế nào.
Giả sử bạn được giao nhiệm vụ thực hiện một bản báo cáo về sự chấp nhận
của khách hàng đối với lần nâng cấp sản phẩm gần đây. Dựa trên kinh
nghiệm trước đây về nghiên cứu thị trường, bạn ước đoán mình sẽ làm việc
thực sự trong vòng từ 10 – 12 tiếng, nhưng công việc lại kéo dài thêm một
khoảng thời gian không xác định nữa để điều tiết sự tham gia của những
người khác. Bây giờ bạn hãy xác nhận:
Hãy vẽ một đường nhiệm vụ: quyết định xem các hoạt động nào sẽ cấu
thành ¼ thời gian đầu tiên của công việc. Sau đó bạn cần quyết định việc
nào thuộc mỗi phần tư này.
Phần tư nhiệm vụ đầu tiên (Thời gian ước tính: 4 giờ)
