Dưới đây là một minh họa cho điều này:
1. Sử dụng một biểu đồ thời gian thông dụng (bố trí theo các khoảng thời
gian 15 phút) để minh họa.
2. Hãy giả sử là vào một ngày nhất định nào đó, bạn chỉ dành được tổng
cộng hai giờ cho các nhiệm vụ Vùng Ưu tiên.
3. Lựa chọn những khoảng thời gian mà bạn hy vọng sẽ được yên tĩnh như
giữa buổi sáng hay giữa buổi chiều, cho những nhiệm vụ trong Vùng Ưu
tiên.
Hãy chỉ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất (hoặc các phần
nhiệm vụ) cho ngày hôm đó. Và đừng quên biểu đồ hóa cả những “tấm đệm
liên lạc” của bạn nữa.
Hãy để người khác nhận ra rằng bạn đã ghép những nhiệm vụ Vùng Ưu tiên
với những “tấm đệm liên lạc” mở để những người lo lắng hay nôn nóng có
thể liên lạc kịp thời với bạn mà không làm gián đoạn thời hạn công việc.
Bạn đã vừa tạo ra một dấu hiệu dễ dàng nhìn thấy giúp bạn bảo vệ ít nhất
20% thời gian trong ngày, và giúp những người khác nhận ra rằng họ vẫn có
thể liên lạc với bạn trong phần lớn thời gian. Sau đó, bạn có thể mở rộng
phần Vùng Ưu tiên thêm một vài tiếng, nhưng bây giờ, hãy luyện tập việc
duy trì những khoảng thời gian trong ngày, và để cho người khác thấy đó là
điều hoàn toàn hợp lý.
Gián đoạn hợp lệ: Ưu tiên hàng đầu mới?
Đôi khi bạn sẽ quyết định rằng một gián đoạn khẩn đủ hiệu lực để đưa một
nhiệm vụ ra khỏi Vùng Ưu tiên của bạn. Nếu biết rằng điều đó đáng để bạn
hy sinh, vậy bạn hãy cho chính mình những tiêu chuẩn để có thể phán đoán
và đánh giá chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ ghi lại những nhiệm vụ
thắng thế trong lần đánh giá. Bạn cần nhớ rằng uy tín của bạn có được
