Tính cơ động, quá trình phân chia nhỏ, và việc thực nghiệm được
hỗ trợ một cách thú vị nhờ đặc điểm của các hệ thống chính thức
trong các công ty thành công vượt trội. Chẳng hạn, một bạn đồng
nghiệp trẻ tuổi mới đây đã đưa cho một người trong chúng tôi đọc tài
liệu để chuẩn bị phỏng vấn một khách hàng. Anh đã gom lại một tập
các đề xuất gửi cho giám đốc bộ phận tích lại từ trước đến giờ.
Cái ngắn nhất cũng dài 57 trang. Đấy không phải là cách làm của
công ty Procter & Gamble.
Các hệ thống của P&G thường ít về số lượng và đơn giản về
cấu trúc, phù hợp với cách tiếp cận thẳng thắn của công ty về
việc thực hiện. Các nhà quản lý nói đến “các thói cũ phải sâu sắc và
rõ ràng”. Các hệ thống của họ vận hành trơn tru, được thông hiểu rõ,
và chân thực. Ở P&G, ngôn ngữ của hành động – ngôn ngữ của cả hệ
thống – là bản ghi nhớ huyền thoại dài một trang.
Gần đây, chúng tôi có tiếp xúc với một nhân viên quản lý
thương hiệu của P&G, và hỏi rằng liệu bản ghi nhớ dài một trang có
thật không. Ông trả lời: “Có thể dài hơn hoặc ngắn hơn một chút.
Song, tôi vừa trình một tập hợp các kiến nghị nhằm thay đổi đôi
chút chiến lược ngành hàng của mình và bị gửi trả lại vì quá dài, tới
một trang một phần tư”. Truyền thống này bắt nguồn từ
Richard Deupree, nguyên tổng giám đốc:
“… Deupree rất ghét các bản ghi nhớ nào dài hơn một trang
đánh máy. Ông thường gửi trả lại một bản ghi nhớ dài dòng với lời
huấn thị: “Cô đọng lại cho tôi có thể hiểu được”. Nếu bản ghi nhớ
liên hệ đến một tình hình phức tạp, thì đôi khi ông ghi thêm “Tôi
không hiểu được các vấn đề phức tạp. Tôi chỉ hiểu được các vấn
đề đơn giản”. Có lần, ông trả lời phỏng vấn: “Một phần công
việc của tôi là bảo nhân viên cách chia nhỏ một vấn đề rắc rối
thành nhiều những vấn đề đơn giản. Khi đó thì chúng ta mới có
thể hành động một cách thông minh được”.
