Ed Harness, chủ tịch hội đồng quản trị mới về hưu của P&G,
khẳng định: “Một văn bản ngắn gọn, sàng lọc sự kiện từ các ý kiến
sẽ là cơ sở cho việc ra quyết định”.
Việc phổ biến các mô hình MIS (Hệ thống thông tin cho quản
lý) và mô hình dự báo, cuộc đấu tranh không có hồi kết giữa các
nhân viên – và việc “chính trị hoá” quá trình giải quyết vấn đề là
một số lý do làm tăng thêm sự mất lòng tin. Bản ghi nhớ một trang
sẽ giúp được nhiều thứ. Trước hết, đơn giản chỉ là có ít con số hơn
để tranh luận, và khả năng kiểm tra chéo và xem xét 20 số liệu trên
một trang giấy chẳng hạn, thì dễ gấp 20 lần trên 100 trang. Nó
giúp bạn tập trung hơn. Thêm vào đó, người ta sẽ tự bộc lộ. Bạn
không thể nào quy kết một cách hợp lý cho một người nào đó là phải
chịu trách nhiệm về một con số sai lệch ở tận phụ lục 14. Mặt khác,
nếu chỉ có 20 con số, sẽ rõ ràng ngay việc ai chịu trách nhiệm – và
do đó luôn duy trì được lòng tin. Tình trạng tuỳ tiện không phù hợp
với một bản ghi nhớ dài chỉ một trang”.
B. Charles Ames, nguyên tổng giám đốc công ty Reliance Electric
và hiện giờ là tổng giám đốc công ty Acme – Cleveland, cũng có
quan điểm tương tự: “Tôi có thể bắt một viên giám đốc bộ phận đưa
ra một đề xuất bảy mươi trang chỉ qua một đêm. Nhưng tôi không
thể có được một phân tích dài chừng một trang kèm theo một biểu
đồ và thuyết minh: “Đây là xu hướng và dự đoán cho tương lai”.
John Steinbeck đã từng bảo, bước đầu để viết một cuốn tiểu
thuyết là cứ viết ra một bản kê mục tiêu dài chừng một trang. Nếu
bạn không thể làm cho một trang đó rõ ràng, thì chắc rằng bạn
không thể đi xa với cuốn tiểu thuyết đó. Chúng tôi được nghe nói
rằng đây là quy ước kinh điển của nghề viết lách, song rõ ràng nó
vượt quá tầm tay của nhiều nhà kinh doanh. Chẳng ngạc nhiên gì
lắm khi các vấn đề chính yếu bị chìm trong một phương án đầu
tư dài đến 100 trang. Có thể lý luận không chuẩn xác. Còn văn
