Nếu bạn đang thu thập tên của khách hàng một cách thủ công - thông qua sổ
đăng ký khách hàng, thẻ đăng ký khách hàng ưu đãi hoặc qua các tờ phiếu
tham gia một cuộc thi giống như người bạn của chúng tôi ở thành phố
Mackinaw làm thì hãy tìm hiểu về cách thức chuyển các thông tin liên hệ
này vào dữ liệu máy tính.
Chúng tôi thành thật khuyên bạn nên giao cho người nào đó chuyên trách
nhập dữ liệu hoặc thuê một công ty ngoài giúp bạn thực hiện việc đó. Thật
tai hại khi giao cho nhân viên tranh thủ làm trong lúc cửa hàng vắng khách.
Việc này hiếm khi hoàn thành được. Những công ty làm việc thời vụ sẽ là
giải pháp tuyệt vời. Các chuyên gia sẽ nhập hàng loạt thông tin một cách
nhanh chóng và chính xác.
Điểm mấu chốt: Hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ tiến hành công việc rồi bắt tay
vào thực hiện nó.
Danh sách địa chỉ thư phải rõ ràng. Hãy đảm bảo thông tin trên danh sách
của bạn được cập nhật và chính xác để hầu hết các bức thư có thể gửi đến
đúng người nhận. Bạn phải bỏ ra những đồng tiền rất vất vả mới kiếm được
mỗi lần gửi thư, vì vậy việc giữ cho danh sách địa chỉ thư rõ ràng sẽ giúp
bạn tiết kiệm tiền và gia tăng hiệu quả đầu tư.
Đây là một cách đơn giản để giữ danh sách của bạn chính xác: Ít nhất mỗi
năm một lần, hãy gửi một bưu thiếp lịch sự kèm theo lời chỉ dẫn “Yêu cầu
đính chính địa chỉ” được in bên cạnh chỗ dán tem. Chúng tôi khuyên bạn
nên cùng kiểm tra lại với bưu điện về quy định hiện hành đối với nơi đặt
“Yêu cầu đính chính địa chỉ” trước khi bạn tiến hành dọn dẹp lại danh sách
địa chỉ thư đầu tiên của mình. Khi bạn (1) gửi một bưu thiếp lịch sự tới
khách hàng và (2) yêu cầu xác nhận lại địa chỉ thì bưu điện sẽ trả lại mọi bưu
thiếp không giao được cho bạn kèm theo lý do tại sao nó không được giao và
một địa chỉ chuyển tiếp nếu có.
Hãy giữ lại những bưu thiếp bị trả lại và sử dụng các thông tin trên đó để cập
nhật cơ sở dữ liệu. Nếu có một địa chỉ chuyển tiếp mới thì hãy thay đổi địa
chỉ đó trong cơ sở dữ liệu; nếu không có địa chỉ mới thì hãy xóa nó đi.
Ví dụ: Một cách khác để cập nhật danh sách là sử dụng phần mềm National
Change of Address (NCOA) trước khi gửi đi. Nó cập nhật mọi địa chỉ đã
được đăng ký thay đổi với Cục Bưu chính Hoa Kỳ. Bằng cách này nhiều bức
thư của bạn sẽ được giao tận tay người nhận ngay lần đầu gửi. Hãy tìm hiểu
thêm về lựa chọn này tại trang web của Cục Bưu chính Hoa Kỳ
