Một dự án tiêu tốn hàng nghìn giờ của nhân viên và hơn một triệu đô-la
vốn đầu tư mà không đạt được kết quả gì. Nhưng thất bại đau đớn nhất là
chỉ sau nửa thời gian triển khai dự án, ai cũng biết nó sẽ thất bại bởi người
phụ trách dự án không làm gì để thúc đẩy các cam kết, tìm kiếm trợ giúp từ
các cổ đông hay thậm chí chỉ là thể hiện tinh thần trách nhiệm. Tất nhiên,
mọi người vẫn có mặt đầy đủ trong các cuộc họp, nhưng chỉ để ngồi nghịch
điện thoại di động vì rõ ràng, những cuộc họp đó không mang lại lợi ích gì.
Tìm kiếm hành vi mang tính quyết định
Để tìm hướng giải quyết và thay đổi lối tư duy sợ hãi và thất bại, chúng
tôi đã tìm hiểu xem có nhà quản lý dự án hay trưởng phòng nào thường
hoàn thành đúng tiến độ công việc không. Chúng tôi muốn xem cách họ
làm việc. Và chúng tôi đã tìm ra. Cùng với ban giám đốc, chúng tôi đã
nghiên cứu những hình mẫu tích cực này.
Khi nghiên cứu các nhà quản lý thành công, chúng tôi hiểu vì sao họ
thành công còn những người khác thất bại. Ví dụ, trong một cuộc họp quan
trọng, chúng tôi quan sát một người xử lý việc lên kế hoạch phi thực tế.
Một giám đốc cấp cao đã cam kết hoàn thành đúng hạn khi chưa xem xét
khả năng thực hiện của công ty. Khi phải giải trình về quyết định sai lầm
đó, vị giám đốc trở nên bảo thủ. Bà ta nói sẽ thuê người ngoài làm nếu đội
ngũ nhân viên công ty không làm được.
Điều kỳ diệu đã xảy ra. Chúng tôi quan sát nhà quản lý dự án đầy kinh
nghiệm xử lý vấn đề. Chị tránh thái độ đối đầu và điềm tĩnh khẳng định
mục đích chung của đội ngũ quản lý dự án và vị giám đốc kia. Khi rời
phòng họp, chị đã có một dự án thực tế hơn nhiều, có được sự ủng hộ của
bà giám đốc và hơn hết, có được sự đồng thuận về những cam kết cho các
dự án trong tương lai.
Quan sát người phụ nữ này và các tấm gương điển hình khác, chúng tôi
đi đến kết luận là các hành vi mang tính quyết định đảm bảo cho thành
công của dự án cần phải xử lý cái mà chúng tôi gọi là “cuộc đàm phán
