80% giá trị do dự án mang lại sẽ do 20% các hoạt động của nó; 80%
hoạt động còn lại là cái giá phải trả cho bộ máy cồng kềnh, phức tạp không
cần thiết. Vì thế, chớ bao giờ tiến hành một dự án khi bạn chưa tước bỏ
những vấn đề rườm rà để chỉ còn mỗi một mục tiêu đơn giản duy nhất. Phải
biết tinh giản.
Xác lập hạn thời gian biểu “nghiệt ngã”
Làm như thế buộc các thành viên trong dự án chỉ tập trung làm những công
việc có giá trị, hiệu quả cao.
Khi phải đối mặt với áp lực thời gian, các thành viên trong dự án sẽ xác
định và đi vào giải quyết 20% khối lượng công việc có thể đem lại 80% giá
trị. Một lần nữa, chính thái độ không dứt khoát, cứ ôm những chuyện “có
cũng hay hay” vào, là nguyên nhân làm cho những dự án vốn có triển vọng
rất tốt trở thành những đại họa.
5
Vậy bạn hãy đưa ra những mục tiêu thật nghiệt ngã [về hạn thời gian].
Khi ấy, cùng tắc biến, bạn sẽ có được những giải pháp đầy sáng tạo. Thí dụ
như bạn hãy yêu cầu trong bốn tuần phải có được thiết kế mẫu. Trong ba
tháng phải đưa vào vận hành thử. Những chỉ tiêu như thế sẽ buộc toàn đội
áp dụng nguyên lý 80/20 và phát huy tác dụng của nó. Phải biết mạo hiểm
một cách có tính toán.
6
Xác lập kế hoạch trước khi hành động
Thời gian dành cho dự án càng ngắn sẽ dẫn đến một tỷ lệ thời gian càng
nhiều được dành cho những hoạch định chi tiết và suy nghĩ thấu đáo. Khi
tôi còn công tác tại Bain & Company, một công ty chuyên về tư vấn quản
lý, chúng tôi đã chứng minh một cách chắc chắn là, những dự án quản lý
hiệu quả nhất mà chúng tôi đảm nhận – những dự án có mức độ hài lòng
cao nhất cho cả hai phía khách hàng và chuyên viên tư vấn, thời gian lãng
phí ít nhất, mức lãi gộp đạt tối đa – là những dự án luôn có tỷ lệ lớn nhất về
mặt phân bố thời gian cho hoạch định và triển khai thực hiện.
Trong giai đoạn xác lập kế hoạch, bạn phải viết ra tất cả những vấn đề
trọng yếu bạn phải giải quyết. (Nếu số lượng vấn đề trọng yếu vượt qua con
số bảy, bạn phải loại bỏ đi những điểm ít quan trọng hơn.) Đặt ra những giả
