Sử dụng nguyên lý 80/20 để giảm các khoản chi
phí
Tất cả những kỹ thuật hiệu quả để làm giảm chi phí đều sử dụng ba ý
tưởng 80/20: đó là đơn giản hóa, thông qua việc loại bỏ hoạt động nào
không đem lại lợi nhuận; tập trung, vào một vài yếu tố then chốt làm động
lực cho các quá trình cải tiến; và so sánh hiệu suất hoạt động. Hai yếu tố sau
cần được tìm hiểu chi tiết.
Đừng đổ đều công sức vào việc giải quyết mọi vấn đề. Việc giảm chi phí là
một hoạt động tốn kém!
Hãy xác định những lĩnh vực (có lẽ chỉ chiếm 20% trong toàn bộ hoạt động
kinh doanh) bạn có thể giảm chi phí được nhiều nhất. Hãy tập trung 80% nỗ
lực của bạn ở khâu này.
Bạn không muốn bị sa lầy vào những phân tích vi mô. Sử dụng quy tắc
80/20 ta có thể giải quyết vấn đề này. Hãy hỏi bản thân bạn xem điều gì làm
bạn tốn phần lớn thời gian mà bạn có thể cắt bỏ chúng, 80% chi phí và sự
chậm trễ thời gian nằm ở phần nào trong các tiến trình hiện hữu của bạn mà
bạn có thể nhắm đến, đồng thời bạn cần hiểu được cách thức mình sẽ bắt
tay vào giải quyết những vấn đề đó.
5
Để thành công, chúng ta phải đo lường được là cái gì thực sự có giá trị...
hầu hết các tổ chức doanh nghiệp đều tuân thủ qui tắc Pareto: 80% những
cái quan trọng được hỗ trợ bởi 20% chi phí... Chẳng hạn như, một nghiên
cứu tại trung tâm thanh toán khách hàng của công ty Pacific Bell nhận thấy
rằng 25% hoạt động của trung tâm được dành cho việc giải quyết 0,1% các
khoản thanh toán. 1/3 các khoản thanh toán được xử lý hai lần, và có khi
đến mấy lần.
6
Trong việc giảm chi phí và tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, trên
hết thảy mọi thứ, hãy nhớ rằng chi phí như nhau không dẫn đến sự thỏa
mãn khách hàng như nhau. Một vài yếu tố chi phí cực kỳ hiệu quả; nhưng
phần lớn các yếu tố chi phí khác có ít hoặc không có mối quan hệ nào với
