những cái mà khách hàng coi trọng. Hãy xác định, trân trọng và nhân lên
gấp bội một vài khoản chi phí hiệu quả; đồng thời loại bỏ phần còn lại.
Sử dụng phân tích 80/20 để xác định những lĩnh vực cần cải tiến
Phân tích 80/20 có thể chứng minh tại sao một số các vấn đề cụ thể nào
đó lại phát sinh và tập trung mối quan tâm vào những lĩnh vực then chốt cần
phải cải tiến. Hãy lấy một ví dụ đơn giản. Chúng ta hãy tưởng tượng là bạn
đang quản lý moat công ty xuất bản sách và chi phí cho việc xếp chữ vượt
30% ngân sách. Vị giám đốc phụ trách sản phẩm của bạn bảo với bạn rằng
có 1001 lý do làm cho chi phí tăng vượt trội ngoài kế hoạch: đôi khi là do
các tác giả chậm trễ trong việc giao bản thảo, đôi khi là do người đọc và sửa
bản in thử hoặc do người biên soạn bảng chỉ mục kéo dài thời gian hơn dự
tính, trong nhiều trường hợp, cuốn sách trở nên dài hơn so với kế hoạch,
thường cần phải chỉnh sửa các biểu đồ và bảng biểu khác và còn nhiều
nguyên do đặc biệt khác nữa
Một điều mà bạn có thể làm là dành một khoảng thời gian cụ thể, chẳng
hạn ba tháng, và theo dõi cẩn thận những nguyên nhân dẫn đến việc tăng
chi phí vượt trội trong khâu xếp chữ. Bạn nên ghi nhận lý do chủ yếu của
mỗi lần chi phí tăng vượt trội, và cũng cần ghi nhận khoản phạt chi phí tài
chính có liên quan.
Hình 32 thể hiện các nguyên nhân trong một bảng, sắp xếp nguyên nhân
phổ biến nhất ở trên cùng và cứ thế tiếp tục xuống dưới.
Hình 33 chuyển những thông tin trên qua dạng biểu đồ 80/20. Để làm
được điều này, hãy lập các thanh cột mô tả nguyên nhân theo thứ tự quan
trọng giảm dần, đặt số nguyên nhân lên mỗi thanh ở trên trục tung nằm bên
tay trái đồng thời trục hoành bên tay phải thể hiện phần trăm lũy tiến các
nguyên nhân. Việc này dễ thực hiện và tóm tắt dữ liệu bằng hình vẽ giúp
người đọc nhìn thấy vấn đề dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Chúng ta có thể thấy từ sơ đồ 33 rằng 3 trong số 15 vấn đề (chính xác là
20%) dẫn đến gần 80% chi phí tăng vượt trội. Đường lũy tích nhanh chóng
chạy gần như song song với trục hoành chỉ sau 5 lý do đầu tiên, điều này
cho thấy bạn đang đến gần với các nguyên nhân không quan trọng nhưng
chiếm phần nhiều – những cái “đa số linh tinh”.
