T
CẢI THIỆN E-MAIL CẬP NHẬT
HẰNG TUẦN VỚI OKRS
ôi vẫn nhớ lần đầu tiên mình phải viết e-mail cập nhật thông tin.
Đó là vào năm 2000, khi tôi chỉ vừa mới được đề bạt lên vị trí quản
lý tại Yahoo! và đang điều hành một nhóm nhỏ.
Tôi được yêu cầu “viết một e-mail tóm tắt thành tích của nhóm trong tuần
vừa qua, hạn nộp là thứ Sáu”. Bạn có thể tưởng tượng ra cảm giác của tôi
lúc đó phải không? Tôi phải cố gắng chứng tỏ nhóm mình đã hoàn thành
được nhiều việc! Không chỉ để mọi người phải ngưỡng mộ mà còn để
chứng minh chúng tôi cần thêm người. Bạn biết đấy, có nhiều người giỏi
hơn trong nhóm, ai mà chả muốn phải không?
Vì thế tôi đã làm một việc mà ai cũng làm: liệt kê từng đầu việc nhỏ nhặt
trong e-mail báo cáo, khiến nó dài dằng dặc. Rồi tôi yêu cầu các quản lý
khác gửi cho mình những thông tin tương tự. Sau đó, tôi nhét tất cả vào e-
mail, biến nó thành một danh sách còn kinh khủng hơn. Rồi tôi gửi cho
Giám đốc thiết kế Irene Au và Tổng giám đốc Jeff Weiner (người đã nhẹ
nhàng yêu cầu tôi tóm tắt lại tất cả ở trang đầu).
Cứ như thế, tôi chuyển từ công việc này sang công việc khác, viết những
bản cáo cáo tẻ nhạt dài dằng dặc mà người ta cùng lắm chỉ liếc sơ qua. Có
lần, tôi không cần phải viết báo cáo nữa. Công việc của tôi khi ấy là đọc
những bản báo cáo mà giám đốc dự án thu thập, kiểm tra lỗi rồi trình lên
sếp. Vô tình một tuần tôi quên gửi báo cáo, thế mà chẳng có ai hỏi về chúng
cả. Những bản báo cáo chỉ làm lãng phí thời gian của tất cả mọi người.
