Rồi năm 2010, tôi vào làm cho Zynga. Có thể còn nhiều điều không hài
lòng về họ, nhưng phải công nhận, họ rất giỏi áp dụng những công cụ hữu
ích trong vận hành tổ chức. Một trong số đó là những e-mail cập nhật thông
tin. Tất cả các e-mail đều được gửi cho ban quản lý. Và tôi rất thích đọc
chúng. Bạn không nghe nhầm đâu. Tôi thực sự rất thích đọc chúng, kể cả
khi phải đọc đến 20 e-mail. Vì sao? Vì chúng chứa đựng những thông tin
quan trọng, được sắp xếp rất dễ hiểu. Tôi dùng chúng để biết mình cần phải
làm gì và xác định công việc nào đang đi đúng hướng. Xin nhớ rằng, trong
những ngày đầu, Zynga là công ty phát triển nhanh nhất tôi từng thấy. Tôi
ngờ rằng việc trao đổi thông tin hết sức hiệu quả đã góp một phần không
nhỏ vào thành công đó.
Khi nghỉ việc ở Zynga, tôi bắt đầu công việc tư vấn. Tôi chỉnh sửa cấu trúc
e-mail cập nhật thông tin cho các công ty, kết hợp với một số mẹo của Lên
lịch trình linh hoạt. Và giờ tôi đã có một biểu mẫu đơn giản, hiệu quả phù
hợp cho bất kỳ tổ chức nào, dù nhỏ hay lớn.
1. Mở đầu e-mail bằng OKRs và mức độ tự tin của bạn vào
thành công của nhóm
Bạn liệt kê OKRs để nhắc nhở mọi người (và đôi khi cả chính mình) lý do
cho việc đang làm. Đi kèm theo đó là mức độ tự tin của bạn vào việc có đạt
được Kết quả then chốt hay không, với thang đo từ 1-10. Số 1 nghĩa là mục
tiêu hoàn toàn bất khả thi và số 10 nghĩa là mục tiêu quá dễ. Hãy đánh dấu
mức độ tự tin bằng màu đỏ nếu nó giảm xuống dưới ba và màu xanh khi nó
cao trên bảy. Màu sắc giúp dễ nhận diện hơn, khiến cấp trên và đồng nghiệp
thấy thoải mái hơn. Mức độ tự tin sẽ giúp bạn và nhóm theo dõi tiến độ và
kịp thời sửa chữa khi cần thiết.
2. Liệt kê danh sách những nhiệm vụ ưu tiên của tuần trước
và thông báo kết quả đạt được. Nếu chưa đạt được, hãy giải thích lý
do ngắn gọn. Mục đích là tìm ra nguyên nhân gây cản trở và cần làm gì để
khắc phục. Bạn có thể tham khảo mẫu bên dưới.
