Cấu trúc e-mail như trên cũng giúp giải quyết một thách thức mà các tổ
chức lớn thường phải đối mặt: sự hợp tác. Để viết một báo cáo theo kiểu cũ,
tôi thường phải yêu cầu các phòng ban gửi báo cáo vào tối thứ Năm để có
thời gian tập hợp, kiểm tra, sắp xếp và chỉnh sửa. Nhưng với hệ thống mới
này, tôi có thể biết rõ những ưu tiên và đọc báo cáo chỉ để đảm bảo các
phòng ban cũng ưu tiên những điều tương tự. Tôi gửi e-mail cho mọi người
vào ngày thứ Sáu, rồi nhận lại thông tin từ các phòng ban. Mọi người cùng
cam kết một cách thật trung thực và chuyên tâm.
Công việc không nên là một danh sách rời rạc, mà phải tổng hợp những
bước tiến, đưa mọi người đến gần hơn tới mục tiêu chung. E-mail cập nhật
thông tin sẽ nhắc nhở tất cả về điều đó và giúp tránh được tư duy làm cho
xong.
Nỗ lực hợp tác nội bộ là yếu tố then chốt trong năng lực cạnh tranh và cải
tiến của doanh nghiệp. Bỏ qua e-mail cập nhật thông tin hằng tuần là một
sai lầm lớn về chiến lược. Nếu làm không đúng, việc gửi e-mail cập nhật
hằng tuần sẽ gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Còn nếu biết tận dụng, nó
sẽ trở thành phương tiện giúp các nhóm kết nối và hỗ trợ đắc lực cho nhau.
