Các khách hàng hỏi các nhà cung cấp: Tại sao chúng ta kiểm tra chất lượng
sản phẩm – khi ra khỏi nhà máy của bạn và khi đến nhà máy chúng tôi? Tại
sao kế toán trả tiền bên tôi và kế toán nhận tiền bên bạn sao lại công việc
của nhau? Tại sao tôi phải tốn nhiều chi phí cho các trung tâm phân phối,
xe tải, vận chuyển, kho bãi, khi mà bạn đều có tất cả? Chúng ta không thể
cắt giảm một nửa những chi phí ấy sao? Tại sao chúng ta không tìm ra một
cách để sản phẩm tự do chuyển động, với hiệu quả cao nhất, từ công ty bạn
đến chúng tôi?
Nhà cung cấp Procter & Gamble và nhà bán lẻ Wal-Mart đã từng hỏi
nhau những câu hỏi trên, và sau đó họ chuyển sang cách mua bán và cung
cấp truyền thống. Ngày nay các sản phẩm đi từ P&G đến Wal-Mart trôi
chảy hơn cả giữa các bộ phận trong nhiều công ty. Sự thỏa thuận giữa P&G
và Wal-Mart đã tạo nên các tiêu chuẩn mới cho việc sắp xếp vận chuyển
của các nhà bán lẻ với nhà cung cấp của nó.
Giống như Wal-Mart, các công ty hoạt động hiệu quả khác cũng thiết
kế lại quá trình giao dịch giữa họ với các nhà cung cấp. Các giấy phép mua
bán, các đơn hàng mua bán, các đơn hàng đặt trước sẽ không còn nữa trong
các chu trình mới, không ngừng được bổ sung. Vận đơn, khai báo hóa đơn,
bảng kê khai hàng hóa vận chuyển, những điều tạo ra các chi phí không cần
thiết cho việc vận chuyển hàng hóa giữa các công ty, sẽ biến mất cùng với
các giấy thanh toán và các nhân viên thư kí xử lý chúng.
Ý tưởng không ngừng bổ sung này là: các nhà cung cấp sẽ chịu trách
nhiệm quản lý tồn kho của khách hàng, việc này giúp họ vận chuyển hàng
hóa dễ dàng và giảm chi phí. Mỗi bên đều có lợi. Công ty hoạt động hiệu
quả mua các sản phẩm có chi phí thấp và loại bỏ bớt các công việc không
cần thiết.
Wal-Mart, nhà tiên phong trong việc tạo ra mối quan hệ cắt giảm chi
phí này, ngày nay sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu tự động để gửi các dữ
liệu doanh số bán hằng ngày cho các nhà cung cấp. Máy tính của các nhà
cung cấp, ví dụ, sẽ kết hợp những dữ liệu đó với thông tin về tồn kho, và
doanh số dự báo để cho ra một đơn hàng mới, nếu cần thiết.
