dụng danh mục kiểm tra (trừ phi đó là thời điểm đương nhiên, như
khi đèn cảnh báo phát sáng hay động cơ trục trặc); và bạn muốn một
danh mục theo kiểu THỰC HIỆN – XÁC NHẬN hay ĐỌC – THỰC
HIỆN. Ông nói, với danh mục kiểm tra THỰC HIỆN – XÁC NHẬN,
các thành viên trong nhóm sẽ làm theo kinh nghiệm và trí nhớ,
thường là độc lập với nhau. Nhưng sau đó, cả nhóm ngưng lại để
kiểm tra theo danh mục và xác nhận rằng mọi việc đã được thực
hiện đúng theo yêu cầu. Trái lại, với danh mục kiểm tra ĐỌC –
THỰC HIỆN, mọi người sẽ tiến hành công việc ngay khi họ đánh
dấu chúng. Như vậy khi xây dựng một danh mục mới, bạn phải cân
nhắc để chọn kiểu danh mục kiểm tra nào phù hợp với tình huống
mà bạn đang xem xét.
Danh mục không nên quá dài, chỉ nên có từ năm đến chín mục -
đây là khoảng giới hạn của trí nhớ con người. Nhưng Boorman
không cho rằng phải quá chú trọng đến vấn đề này.
- Bạn phải dựa vào từng hoàn cảnh cụ thể để lập danh mục
kiểm tra, - ông nói. - Đôi khi bạn chỉ có 20 giây, nhưng ở vài trường
hợp khác, bạn có thể có vài phút.
Nhưng sau khoảng 60 đến 90 giây, mọi người sẽ bắt đầu xao
nhãng thực hiện danh mục kiểm tra và bắt đầu “đi tắt”. Một số bước
bị bỏ qua. Vì thế, bạn cần giữ cho danh mục thật ngắn gọn, chỉ tập
trung vào “những vấn đề chết người”, như cách ông gọi, tức là
những bước nguy hiểm nếu bị bỏ qua, và trong thực tế thỉnh thoảng
vẫn bị bỏ qua.
Từ ngữ nên đơn giản, chính xác và phải sử dụng ngôn ngữ
chuyên ngành quen thuộc. Ngay cả cách bài trí danh mục cũng quan
trọng - lý tưởng nhất là vừa vặn trong một trang giấy. Phải rõ ràng,
không nên lạm dụng màu sắc. Nên sử dụng cả chữ in hoa lẫn chữ
thường cho dễ đọc. (Ông còn cẩn thận tới mức khuyên tôi sử dụng
kiểu chữ không chân, như Helvetica chẳng hạn).
