bắt đầu công việc của mình, phân tích các hóa đơn, chứng từ trong
tuần thứ nhất, xem xét lại các con số trong tuần thứ hai, thông qua lần
cuối và xác định các nghi vấn trong tuần thứ ba và đến tuần thứ tư,
Depak đã sẵn sàng làm bản báo cáo tổng kết hoàn chỉnh cho ông chủ
của mình.
3.4
Sắp xếp
Sắp xếp giấy tờ đồng nghĩa với việc bạn có thể tiếp cận thông tin một
cách dễ dàng khi cần. Một hệ thống lưu trữ tốt tuân thủ những nguyên
tắc cụ thể, và những nguyên tắc này áp dụng đồng thời cho cả các tệp
tài liệu cứng và tệp tài liệu mềm. Dưới đây là một số hướng dẫn quan
trọng để làm theo trong việc sắp xếp tài liệu.
Sử dụng một hệ thống. Sử dụng một hệ thống có hiệu quả với bạn và
đó là hệ thống mà bạn sẽ nhớ.
Rõ ràng. Nếu bạn đang làm việc trên máy và muốn đặt tên có bao
gồm ngày tháng, hãy chắc chắn rằng bạn luôn sử dụng một định dạng
giống nhau.
Cụ thể. Với những dự án lớn, hãy chia nhỏ nó thành các khía cạnh,
với mỗi tệp tài liệu cho một khía cạnh.
Có ích cho bản thân bạn. Đôi khi tôi viết chi tiết liên lạc quan trọng,
chẳng hạn như một số điện thoại hoặc một địa chỉ e-mail, ở ngay trên
mặt một tệp tài liệu.
Nghĩ đến tương lai. Tự viết chú ý cho mình. Bạn có thể nghĩ rằng bạn
sẽ nhớ được một điểm cụ thể, nhưng liệu bạn có nhớ được điểm đó
trong một tuần, một tháng hay một năm sau?
Tuân theo thứ tự. Với một tệp tài liệu cứng, giữ các tài liệu gần nhất
ở trên cùng. Cứ vài tuần, tôi lại lọc lại một quản lý thời gian tệp tài
