Tình huống: Bill cuối cùng cũng được đề nghị phát biểu trong một
cuộc họp. Tuy nhiên, cuộc họp được sắp xếp đúng vào thời gian vợ
anh dự kiến sinh đứa con thứ hai. Do vậy anh buộc phải lựa chọn giữa
việc ở bên vợ và gia đình hoặc được phát biểu trong cuộc họp. Cuối
cùng, anh lựa chọn ở bên cạnh vợ mình. Anh giải thích lý do cho
những người tổ chức cuộc họp, họ đã rất ấn tượng với quyết định cân
bằng trong cuộc sống và công việc của anh. Họ khẳng định với anh
rằng họ sẽ tiếp cận anh một lần nữa cho cuộc họp tới diễn ra vài tháng
sau đó. Và họ đã làm thế.
5.6
Lập kế hoạch cho những cuộc họp tốt
hơn
Xác định mục tiêu cho những cuộc họp của bạn. Liệu bạn có tổ chức
một cuộc họp chỉ bởi vì bạn vẫn luôn làm thế không? Liệu bạn có tổ
chức một cuộc họp để thảo luận về những cuộc họp khác không?
Mục đích của một cuộc họp có thể là bất kỳ hoặc tất cả những mục đích
sau: thông báo, thảo luận và quyết định.
Thông báo. Để tóm tắt về các báo cáo tiến trình; để trao đổi thông tin;
hoặc có thể chỉ là để thúc đẩy đồng nghiệp.
Thảo luận. Để thỏa thuận một hợp đồng hoặc thông qua lần cuối
những sắp xếp cho một dự án hoặc một sáng kiến mới; để nói về
những khía cạnh khác nhau của một vấn đề; để giải quyết một mâu
thuẫn đang gia tăng.
Quyết định. Để ra quyết định về những bước tiếp theo mà tổ chức cần
phải tiến hành hoặc để thống nhất những điểm chính để các đồng
