nghiệp cần làm theo.
Chuẩn bị cho một cuộc họp theo cách sau:
Xác định những vấn đề thực tế. Như người tham dự, thời gian bắt
đầu và thời gian kết thúc, nơi tổ chức.
Chuẩn bị chương trình cụ thể. Đưa ra một mục tiêu rõ ràng cho
chương trình. Đừng chỉ nói chung chung.
Sắp xếp chương trình. Sắp xếp để những phần quan trọng hơn được
đưa ra sớm trong cuộc họp. Bạn có thể bị chệch hướng nếu làm ngược
lại vì mọi người dành quá nhiều thời gian cho những vấn đề nhỏ và
quên mất hoặc dành ít thời gian cho những chủ đề lớn hơn.
Lập kế hoạch trước. Lường trước những sự phản đối có thể khiến
mục tiêu không được hoàn thành. Thảo luận trước những vấn đề đối
lập với những người phù hợp.
Lập kế hoạch cho việc tham dự. Nếu một số người nhất định chỉ cần
xuất hiện trong một vài phần cụ thể của cuộc họp, hãy sắp xếp điều đó
trước.
Để người tham gia đọc trước tài liệu. Phát những báo cáo ngắn gọn
(nhiều nhất là một trang) trước.
“Họp hành là một dấu hiệu của một tổ chức tồi. Càng ít họp càng tốt.”
Peter F. Drucker, nhà lý luận quản lý
Một phút suy ngẫm: Đánh giá xem chi phí cho những cuộc họp
của bạn là bao nhiêu (Xem lại phần 1.4). Chẳng hạn như, nếu chi phí
đó là 50 bảng, nhân nó với số người tham gia cuộc họp và với thời
gian cuộc họp diễn ra. Một cuộc họp kéo dài ba giờ sẽ tiêu tốn của
công ty bạn 900 bảng – có thể nhiều hơn rất nhiều so với những gì bạn
nghĩ.
