Luôn tập trung.
Điều quan trọng là tại cuộc họp tất cả mọi người đều đồng ý với việc ai
sẽ làm gì và khi nào thì phải hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các điểm
hành động nên SMARTER (Xem phần 4.1). Đồng thời xem thêm lời
khuyên về việc ghi chú và biên bản viết tay (Xem phần 6.7).
Hãy đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn luôn bắt đầu và kết thúc
đúng giờ.
Tình huống: Julie được yêu cầu sắp xếp lại bộ máy không sinh lợi
của một ủy ban. Cô ngay lập tức nhận ra rằng các thành viên tham gia
không đến đúng giờ. Để giải quyết vấn đề này, cô bắt đầu một cuộc
họp đúng thời gian dự định, thậm chí nếu chỉ có một người khác tham
gia; những người khác nhanh chóng nhận được thông điệp. Cô cũng
nhận ra rằng không có một chương trình thích hợp nào được chuẩn bị
trước. Các đồng nghiệp chỉ đến dự cuộc họp và hỏi: “Chúng ta cần
phải thảo luận về việc gì?” Kết quả là, thảo luận lan man, không có
trọng tâm rõ ràng. Julie chỉ định một người điều hành xử lý vấn đề
này. Cô cũng nhận ra rằng không có một mục đích hành động nào
được đồng ý khi kết thúc cuộc họp, do vậy cô giới thiệu một quy trình
giám sát để các mục đích hành động có thể được đánh giá khi bắt đầu
cuộc họp tiếp theo. Kết quả: Một ủy ban được vận hành trôi chảy.
