Biết được lý do bạn tổ chức cuộc họp là điều vô cùng quan trọng.
5.7
Điều hành một cuộc họp tốt hơn
Thậm chí nếu một cuộc họp được lập kế hoạch tốt, nó có thể vẫn
không hiệu quả. Người tham dự có thể đến muộn hoặc không có mặt;
thảo luận có thể không tập trung hoặc thiếu tính xây dựng; các động
lực có thể thấp. Làm thế nào để bạn thay đổi một tình huống như vậy?
Một người điều hành giỏi sẽ điều hành cuộc họp hiệu quả. Người đó sẽ
gây ảnh hưởng lên người khác, vừa khéo léo vừa cương quyết, và không để
cho chỉ một vài người thao túng cuộc họp. Người đó sẽ tổng kết toàn bộ
tiến trình bằng cách khẳng định lại những điểm quan trọng và đưa ra chỉ
dẫn, biết khi nào nên kết thúc cuộc thảo luận, kêu gọi một quyết định và
chuyển sang phần tiếp theo. Một người điều hành tốt sẽ luôn luôn rõ ràng
về những điểm hành động.
Trong một cuộc họp tốt, tất cả những người được yêu cầu tham dự đều
tham gia. Một số cuộc họp không thành công bởi mọi người đều chờ một ai
đó lên tiếng. Tôi tin rằng mỗi người tham gia đều có một vai trò quan trọng
để thể hiện. Dưới đây là danh sách những điểm cần nhớ khi đóng một vai
trò chủ động trong các cuộc họp:
Lắng nghe quan điểm của người khác.
Bình luận một cách rõ ràng.
Xác định vai trò và trách nhiệm khi cần thiết.
Sẵn sàng thay đổi suy nghĩ của bạn.
Tích cực và cởi mở.
Làm rõ các vấn đề nếu bạn thấy không chắc chắn.
Đối chất về vấn đề, không phải về người nêu ra vấn đề.
