của anh – và cả vợ anh nữa. Giờ đây Sandeep buộc mình phải tắt điện
thoại ngay khi anh xuống tàu cuối mỗi ngày làm việc.
6.2
Xử lý thư điện tử
Vài năm trước, thư điện tử đã cách mạng hóa cách thức giao tiếp của
chúng ta trên toàn thế giới. Nó rẻ, tương đối đáng tin cậy và, trên tất cả, nó
nhanh. Nhưng làm thế nào để chúng ta có thể xử lý thư điện tử trong hộp
thư của mình?
Bạn sẽ bị xao nhãng khỏi những nhiệm vụ hiện tại của mình nếu thường
xuyên kiểm tra thư, do vậy hãy lập kế hoạch cho những thời điểm cụ thể để
mở và trả lời thư điện tử. Đừng có luôn luôn tạo cho mình cái áp lực phải
trả lời ngay lập tức.
Dưới đây là mười kim chỉ nam cho việc sử dụng thư điện tử:
1. Ghi chủ đề rõ ràng. Việc này sẽ giúp người đọc nắm được bạn đang
viết về cái gì và tầm quan trọng của nó.
2. Luôn có phần mở đầu và kết thúc. Không có phần chào hỏi và/hoặc
kết thúc là một việc làm không thân thiện. Không có một quy ước cố
định nào cho việc này cả: Kiểu chào trong thư điện tử không quá trang
trọng như trong thư tay, nhưng để: “Chào Adam” với một người mà
bạn chưa bao giờ tiếp xúc trước đó là quá thiếu suy nghĩ. Hãy tạo phần
chữ ký với những cụm từ bạn thường xuyên dùng, chẳng hạn như:
“Rất vui được gặp bạn vào…” và: “Rất mong nhận được hồi âm của
bạn.” Thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ…) vào phần “chữ
ký” của bạn.
3. Chỉ gửi bản sao tới những người thực sự cần xem thư. Gửi bản sao
đến càng ít người càng tốt.
