giải thích một số điều dễ dàng hơn nếu cảm thấy người kia có vẻ như
không hiểu những gì tôi nói.
Hãy chuẩn bị bằng cách tạo một danh sách những điểm mà bạn muốn
thảo luận hoặc xác nhận trước khi gọi điện. Khi kết thúc cuộc gọi, hãy thỏa
thuận và tổng kết lại những điểm hành động, chẳng hạn như ai sẽ làm gì và
làm khi nào. Ghi và lưu lại những điểm chính, nếu quan trọng, hãy xác
nhận những gì các bạn đã thỏa thuận thông qua thư điện tử.
Khi nói chuyện điện thoại, tôi thường hỏi người kia có thời gian không
và nếu họ không rảnh, tôi sẽ sắp xếp để nói chuyện vào một thời điểm khác
thuận tiện hơn. Đôi khi tôi nói: “Làm ơn bỏ quá cho hình thức giao tiếp cũ
kỹ này” để khiến không khí thoải mái hơn, và đồng thời kiểm tra xem liệu
người nhận điện thoại có đang bận rộn hay khó chịu không. Nếu bạn cảm
thấy họ đang không sẵn sàng, hãy kiểm soát tình huống và đề nghị được gọi
lại cho họ vào thời điểm phù hợp hơn.
Khi nói chuyện với một đồng nghiệp qua điện thoại, hãy trình bày quan
điểm của mình và lắng nghe những phản hồi của người mà bạn đang nói
chuyện. Nếu nhận ra sự do dự ở đầu dây bên kia, bạn có thể giải thích quan
điểm một lần nữa và mở rộng nó để làm rõ vấn đề.
Nếu bạn đang sắp xếp một cuộc hẹn qua điện thoại, hãy giảm thiểu khả
năng phải thực hiện những cuộc gọi khác bằng cách nêu chính xác thời
gian, địa điểm, và thỏa thuận gọi lại nếu có gì thay đổi.
Những điểm cần chú ý khi giao tiếp thông qua điện
thoại:
Chuẩn bị những vấn đề và những câu hỏi mà bạn muốn hỏi trước khi
gọi điện.
Sau khi gọi điện, ghi lại những vấn đề đã được thông qua.
