Bạn sẽ viết theo những phong cách khác nhau, tùy thuộc vào đối
tượng của bạn: chẳng hạn như cách mà bạn viết cho ông chủ hay giám
đốc quản lý sẽ khác với cách mà bạn viết cho người đồng nghiệp ngồi
kế bên.
I = Intention = dự tính. Tự hỏi bản thân thông điệp nào bạn muốn
chuyển tải. Suy nghĩ kỹ về nội dung chính mà bạn muốn trình bày.
Đâu là những thông điệp chủ chốt của nó? Bạn có cần phải giải thích
một chút về các thông tin cơ bản hoặc đưa ra bối cảnh trước khi nói
những điều mà bạn thực sự muốn nói không? Sử dụng những đoạn
tiêu chuẩn cho những phần trong một văn bản mà bạn thường xuyên
viết, hoặc sao chép từ những tài liệu khác, nhưng hãy luôn chỉ sử dụng
chúng như nền tảng cho tài liệu mà bạn định viết. Kiểm tra kỹ để chắc
chắn rằng đoạn sao chép đó hoàn toàn phù hợp cho tài liệu cụ thể mà
bạn đang viết.
R = Response = phản hồi. Khi chuyển tải những thông điệp của
mình, bạn mong muốn nhận được những phản hồi nào? Bạn muốn
người đọc làm gì với thông điệp của bạn? Trong một trong số những
khóa đào tạo kỹ năng viết của tôi, phản hồi mà một người đồng nghiệp
muốn nhận được bị vùi lấp trong một câu dài 79 từ! Nếu chính bạn
cũng không hiểu rõ mình mong muốn người đọc phản hồi như thế nào,
làm thế nào để người đọc có thể hiểu được?
“Lúc để bắt đầu viết một bài báo là khi bạn đã hoàn thành nó đến độ hài
lòng. Tại thời điểm đó bạn đã bắt đầu có cái nhìn rõ ràng và lô gic về
những gì bạn thực sự muốn nói.”
Mark Twain, tác giả Mỹ
Bất cứ lúc nào bạn cần viết một tài liệu, hãy nghĩ theo định hướng
AIR.
