3. BẮT ĐẦU QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH
NẮM QUYỀN KIỂM SOÁT
Sau khi đã tìm hiểu về hoạt động PR trong bối cảnh kinh doanh và nhận biết cách thức tổ
chức cũng như triển khai các hoạt động này thì bạn hoàn toàn có thể bắt đầu quá trình hoạch
định kế hoạch PR.
Những người làm PR thường rất bận rộn. Trước hết, họ cũng phải chịu trách nhiệm về công
việc như tất cả các nhân viên khác trong tổ chức. Nếu người làm công tác PR đó đồng thời đang
nắm giữ vai trò quản lý, họ còn phải xử lý các vấn đề về ngân sách, nhân sự, điều hành hoạt
động của bộ phận sao cho hiệu quả, kiểm soát nhà cung cấp, bảo đảm các tiêu chuẩn chất
lượng... Trên thực tế, tất cả những kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý luôn cần thiết cho
một chuyên viên PR.
Ngoài ra, người làm PR còn chịu nhiều áp lực khác bởi hầu hết mọi công việc mà họ đảm
nhận đều để lại hậu quả lớn nếu xảy ra bất kỳ sơ suất nào. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong khi giao
tiếp với giới báo chí cũng có thể tạo ra ấn tượng xấu đối với công chúng. Công việc PR không
đòi hỏi nhiều nguyên tắc như công việc của một luật sư hay kế toán, nhưng vì luôn có nhiều
việc cần triển khai cho kịp thời hạn, nên chuyên viên PR lúc nào cũng phải chịu áp lực về thời
gian. Thêm vào đó là những áp lực nặng nề về số lượng và chất lượng của chương trình PR mà
họ phải triển khai.
Các chuyên viên PR là người sẽ xử lý mọi vấn đề truyền thông liên quan giữa tổ chức và tất cả
các nhóm công chúng. Để thành công, họ cần phải có một phương pháp làm việc hiệu quả và có
hệ thống mà trước hết là phải nắm quyền kiểm soát thật tốt, mặc dù việc kiểm soát toàn diện
trong thế giới truyền thông là một điều rất khó và thậm chí là không thể.
VAI TRÒ CỦA HOẠCH ĐỊNH
Có thể bạn sẽ đặt ngay câu hỏi: Tại sao phải hoạch định kế hoạch PR? Thực tế đã có quá
nhiều việc cần phải làm, tại sao không bắt tay triển khai ngay những việc đó?
Ngoài lý do quan trọng là việc hoạch định giúp bạn kiểm soát được công việc của mình, còn
có một số lý do rất thiết thực khác như sau:
Hoạch định giúp tập trung mọi nỗ lực: Việc hoạch định giúp loại bỏ những công
việc không cần thiết, nhờ đó bạn có thể tập trung vào những công việc chính; và
dĩ nhiên, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn vì không mất thời gian và sức lực cho
những việc không cần thiết.
Hoạch định giúp cải thiện hiệu quả công việc: Khi tập trung vào đúng những công
việc quan trọng và ưu tiên, bạn sẽ dễ dàng đạt được các mục tiêu đã xác định,
đồng thời còn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc bởi nỗ lực của bạn không bị
phân tán. Hoạch định giúp bạn dễ dàng từ chối những việc ngoài kế hoạch. Nói
cách khác, làm việc có kế hoạch sẽ xác định trước cho bạn một đích đến và chắc
chắn là sẽ mang đến cho bạn một cảm giác hài lòng khi đã hoàn thành mục tiêu.
Hoạch định phát triển tầm nhìn: Theo định nghĩa, hoạch định là phải nhìn về phía
trước. Vì thế, việc hoạch định đòi hỏi bạn phải có tầm nhìn vượt lên trên những
công việc hiện tại. Bên cạnh đó, bạn còn phải tổng kết và đánh giá những thành
quả đã đạt được, tìm hiểu các hoạt động đang diễn ra xung quanh cũng như các
công việc đang được ưu tiên trong một bối cảnh rộng hơn.
Hoạch định giúp thể hiện rõ giá trị thu được: Điều này đúng với cả trường hợp sử
dụng nhân viên tư vấn PR bên ngoài hay nội bộ. Nếu xảy ra những tranh cãi về
vấn đề sử dụng ngân sách thì việc dẫn chứng những thành tích đã đạt được và
trình bày một chương trình PR có tính thực tế, được cân nhắc cẩn thận và có tầm
nhìn sẽ giúp bạn ghi thêm điểm trong việc yêu cầu phân bổ ngân sách hoạt động.
