Hoạch định giúp giảm thiểu rủi ro: Hoạch định cẩn thận đồng nghĩa với việc xem
xét kỹ càng mọi trường hợp khác nhau ở cấp độ vĩ mô và chọn ra trường hợp
thích hợp nhất. Điều này có nghĩa rằng bạn phải lập kế hoạch thật chi tiết và tính
đến mọi khả năng xảy ra của vấn đề. Ở cấp độ vi mô, hoạch định giúp cho các
hoạt động hàng ngày trở nên đơn giản, thậm chí là thú vị.
Hoạch định giúp giải quyết các mâu thuẫn: Khi một chương trình hay một chiến
dịch PR được triển khai thì những xung đột quanh mối quan tâm hay trình tự
công việc ưu tiên là điều luôn có thể xảy ra. Việc hoạch định giúp bạn đối diện
với những khó khăn này trước khi chúng xuất hiện và xử lý chúng triệt để hơn.
Đôi khi, điều này đòi hỏi phải tổ chức nhiều cuộc thảo luận căng thẳng và có liên
đới đến các đồng nghiệp ở những phòng ban khác nhau để đưa ra được một
quyết định thống nhất. Tuy nhiên, việc xử lý những khó khăn ấy ngay từ giai
đoạn hoạch định sẽ tốt hơn nhiều so với việc phải giải quyết chúng khi một
chương trình PR đã được triển khai với nhiều giới hạn và áp lực, đặc biệt là về
vấn đề thời gian.
Hoạch định tạo điều kiện cho các hoạt động tiên phong: Lập kế hoạch làm việc cho
chính bạn cũng là một yếu tố hết sức quan trọng. Dĩ nhiên, công việc PR là phải
phản ứng trước các đòi hỏi từ giới truyền thông hoặc đối phó với những tình
huống khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra. Tuy nhiên, công tác PR cũng liên quan
đến việc bạn cần phải quyết định đâu là những công việc mình muốn thực hiện,
bạn muốn truyền đạt thông điệp như thế nào, vào thời điểm nào. Lên kế hoạch
cho một chương trình toàn diện và nhất quán sẽ giúp bạn có được những điều
này.
CHÍNH SÁCH PR
Yêu cầu đầu tiên là phải xác định một chính sách PR rõ ràng và cụ thể. Điều này sẽ xác định
phạm vi hoạt động PR và đặt ra các quy tắc hoạt động nền tảng cho tổ chức.
Chính sách PR được đặt ra không phải để ràng buộc hay giới hạn các hoạt động, mà nhằm
mục đích giúp mọi người nắm rõ nội dung trách nhiệm, ranh giới hoạt động, và trên hết là
trách nhiệm của từng người cho từng hoạt động.
Các quy định về chính sách không nên dài dòng và phức tạp. Hãy tham khảo chính sách PR
doanh nghiệp của tập đoàn Pilkington ở hình 3.1 để hiểu rõ hơn. Pilkington có một bộ phận PR
độc lập chuyên xử lý những vấn đề cho toàn bộ tổ chức và đã thống nhất chính sách này với
cấp quản trị cao cấp. Ngoài ra, Pilkington cũng có nhiều chi nhánh và doanh nghiệp trực thuộc
với những hoạt động PR riêng.
Chính sách PR doanh nghiệp
1. Duy trì mối quan hệ hài hòa với giới báo chí địa phương thông qua các cuộc gặp gỡ được
thu xếp bởi bộ phận PR của tập đoàn.
Các phát biểu với báo chí địa phương phải do các lãnh đạo trong Ban Giám đốc hay bởi bộ
phận PR của tập đoàn thực hiện theo chỉ thị của Ban Giám đốc.
2. Thông thường tập đoàn sẽ không biểu lộ thái độ của mình trên các phương tiện truyền
thông đại chúng đối với những vấn đề nhạy cảm về mặt chính trị ở cấp địa phương và quốc
gia. Ban Giám đốc và những nhà quản lý cấp cao sẽ dành nhiều thời gian để đại diện cho
quyền lợi của tập đoàn trước các nhà lập pháp, đại biểu quốc hội và những giới chức khác có
khả năng ảnh hưởng đến tương lai của tập đoàn; những mối liên hệ này có thể sẽ bị tổn hại
nếu hoạt động quảng bá không thích hợp.
3. Không công khai ý kiến của tập đoàn về các biện pháp sử dụng ngân sách hay pháp lý của
nhà nước. Cần phải chuẩn bị kỹ trước khi đưa ra các bằng chứng xác thực về ảnh hưởng của
các biện pháp này đối với hiệu quả hoạt động của bất cứ bộ phận nào của tập đoàn khi
những ảnh hưởng đó được ghi nhận.
4. Những nhận xét công khai, dù là trên báo hay ở nơi nào khác, phải gắn liền với những hoạt
động trong quá khứ hay hiện tại của tổ chức. Cần né tránh tối đa những nhận xét về các kế
