Đ
ã bao lần bạn được theo dõi một buổi hội thảo vừa thú vị vừa có nhiều
thông tin? Câu trả lời của bạn có lẽ chỉ là một con số rất nhỏ và đó là lỗi của
người điều hành hội thảo. Trên thực tế, điều hành một buổi hội thảo khó hơn
việc điều hành một buổi trình bày những điều then chốt. Điều hành một buổi
hội thảo là phải làm những việc này:
Đại diện khán giả. Trước tiên và quan trọng nhất, trách nhiệm của
người điều hành hội thảo là phải làm cho những chuyên viên hội thảo
đem lại niềm vui và cung cấp thông tin cho khán giả. Người điều hành
được gọi là người điều hành vì vai trò của anh ta/cô ta là đảm bảo chỉ
có một mức độ vừa phải những điều vớ vẩn và những bài chào hàng
trong buổi hội thảo. Người điều hành giỏi là người bênh vực khán giả
để đòi được sự thật, sự hiểu biết và sự khúc chiết. Khi một chuyên viên
hội thảo chào hàng hay nói dối, bạn buộc phải “quất” cho ông ta/bà ta
tơi tả trước mặt khán giả.
Khiến cho tất cả mọi người đều có vẻ thông minh. Trách nhiệm quan
trọng thứ hai của người điều hành hội thảo là làm cho những chuyên
viên hội thảo đều có vẻ thông minh. Không phải là làm cho bản thân
anh ta có vẻ thông minh hay thu hút mọi sự chú ý. Người điều hành hội
thảo có thể khiến chuyên viên trông có vẻ thông minh bằng hai cách:
Thứ nhất, đặt cho họ những câu hỏi khiến họ thể hiện được trí tuệ. Thứ
hai, đúc rút phần tinh túy bằng cách nói lại, tóm lược hoặc xác nhận
điều mà các chuyên viên vừa nói. Người điều hành hội thảo giỏi chỉ
chiếm 10% thời gian của cả buổi hội thảo mà thôi – anh ta/cô ta là
“cánh tay vô hình” chứ không phải là ngôi sao.
Đừng để chuyên viên chuẩn bị thái quá. Chuyên viên càng được
chuẩn bị trước, họ sẽ càng nhàm chán. Nếu bạn đưa trước tất cả các câu
hỏi, nhiều chuyên viên sẽ chuẩn bị sẵn những câu trả lời đã được phác
thảo kỹ lưỡng, sáo rỗng – trong trường hợp tệ nhất, họ thậm chí còn
giao cho người phụ trách PR của mình chuẩn bị. Số lượng câu hỏi
