ngày. Thêm nữa, họp buổi sáng trông bạn khá hơn vì bạn là chú chim
chăm chỉ tung cánh bay từ sáng chứ không phải con sên lười biếng ban
trưa.
Gạt bỏ những điều vô nghĩa. Hầu hết những cuộc họp ban quản trị
đều đòi hỏi thông qua thủ tục hành chính như các biên bản của cuộc
họp trước hay những quy định, luật lệ. Có hai lý do để thực hiện những
việc này vào lúc bắt đầu cuộc họp: Trước tiên, bạn sẽ hết thời gian và
nếu có một vài thành viên bỏ về sớm, bạn sẽ không có đủ số người cần
thiết để duy trì cuộc họp; thứ hai, bạn muốn biểu quyết thông qua điều
gì đó trước khi bắt đầu ném ra quả bom tranh cãi.
Không được lăng mạ người khác. Những từ có sức mạnh nhất mà bạn
có thể thốt lên trong một cuộc họp ban quản trị là “Chúng ta có thể
thắng các dự án”. Những từ có sức mạnh thứ hai là “Tôi không biết”.
Khi bạn không biết, hãy thừa nhận và sau đó tìm cách giải quyết (vấn
đề không biết đó) không để muộn hơn cuộc họp tiếp theo. (Thành viên
ban quản trị giỏi sẽ ghét việc khi họ hỏi điều gì đó mà bạn bơ đi và
không trả lời câu hỏi) Nếu bạn thừa nhận không biết câu trả lời, thì khi
bạn nói bạn biết câu trả lời cho một câu hỏi khác, các thành viên ban
quản trị sẽ tin bạn.
Hãy để CEO làm chủ chương trình. Nhiều nhóm muốn thể hiện với
ban quản trị rằng cả nhóm điều hành đều có liên quan mật thiết và đều
làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, cuộc họp ban quản trị không phải là nơi
để “chia sẻ và trò chuyện”, giống như trường tiểu học, nơi mà đóng góp
cũng được đánh giá như kết quả. CEO nên điều hành 70% cuộc họp.
CFO (Giám đốc tài chính) nên điều hành 20% và những nhân viên khác
(nếu những nhân viên khác được tham dự) phụ trách 10% còn lại.
Hãy ngắn gọn. Doanh nhân nào giới thiệu công ty bằng bản trình bày
60 trang chiếu cũng sẽ chuẩn bị 60 trang chiếu cho một cuộc họp ban
quản trị hai tiếng. Cũng cần phải áp dụng nguyên tắc ngắn gọn cho
những cuộc họp ban quản trị. Bạn hẳn rất may mắn mới có thể ôm đồm
được 10 vấn đề trong một cuộc họp ban quản trị. Tôi đảm bảo rằng bạn
