Những nguyên tắc cơ bản của phản hồi hỗ trợ
Thật không may, hầu hết cán bộ quản lý đều không được đào tạo
về cách thức cung cấp những phản hồi hỗ trợ hiệu quả cho nhân
viên. Họ cũng ít khi có người để noi gương trong việc này. Dưới
đây là một số nguyên tắc cơ bản để giúp bạn bắt đầu. Điều đầu
tiên và quan trọng nhất cần nhớ là phản hồi phải xuất phát từ sự
quan tâm đến nhân viên và thành công của họ, không quan trọng
là phản hồi tích cực hay tiêu cực. Tất cả các phản hồi đơn giản
phải mang tính hỗ trợ. Nếu chúng ta quan tâm đến người khác,
chúng ta nên cung cấp phản hồi, dù chúng có thể gây lúng túng
cho họ. Tôi thường xuyên được một số vị giám đốc điều hành nhờ
nói lại với một quản lý cấp cao rằng hơi thở của anh ta/cô ta bị hôi
hay cơ thể có mùi. Khi tôi đi nhắn lại điều đó, tất cả mọi người đều
cảm kích phản hồi của tôi và cảm thấy không vui vì không ai nói
với họ điều đó trước đây cả. Có bao giờ bạn bị rơi cúc áo hay quên
kéo khóa quần mà không ai nói với bạn không? Bạn sẽ đánh giá
cao khi có người nói với bạn về điều đó chứ?
Thứ hai, hãy để các thành viên trong nhóm biết rằng bạn đã thiết
lập một mục tiêu nhằm cung cấp những phản hồi “đúng lúc” hơn
– Đừng bắt đầu điều đó một cách đột ngột. Hãy nói với nhân viên
rằng bạn nhận thấy những thông tin phản hồi khá hữu ích khi
chúng được cung cấp sớm thay vì đợi đến kỳ đánh giá hiệu suất
công việc vài tháng sau. Hãy cho họ biết rằng nếu các phản hồi
mang tính điều chỉnh, bạn sẽ nói riêng với họ. Hãy nhấn mạnh
rằng mục tiêu của bạn là cung cấp những phản hồi hữu ích –
giống như các huấn luyện viên sẽ làm cho đội bóng của họ. Hãy
khuyến khích nhân viên cung cấp cho bạn những phản hồi
thường xuyên và cảm ơn những người đã làm điều đó.
Thứ ba, khi bạn bắt đầu cho ý kiến phản hồi, hãy cố gắng tỏ ra
tích cực và ngắn gọn. Ví dụ, “Jim, tôi chỉ muốn nói với bạn là bạn
đã viết bản tin đó rất tốt”, “Carmen, cô đã có một ý kiến xuất sắc
trong cuộc họp sáng nay” hay “Greg, anh rất giỏi khi tìm ra một
hóa đơn bị sót hôm qua”. Hãy thực hành ngay và làm quen với
những phản hồi tích cực. Như chúng ta đã thảo luận ở phần nói
về “sự công nhận” (Chương 5), bạn muốn những phản hồi của
mình phải càng cụ thể càng tốt.
126
