Vài tuần sau, bạn hãy bắt đầu tìm kiếm cơ hội để cung cấp một số
gợi ý nhỏ cho nhân viên. Ví dụ, “Tom, tôi thấy có vẻ như anh gặp
một chút khó khăn khi trình bày ý kiến của mình trong cuộc họp.
Tôi có thể đưa ra một đề nghị không? (Hãy chờ nhân viên chấp
nhận). Tôi nghĩ sẽ tốt hơn nếu anh thể hiện các con số dưới dạng
biểu đồ và minh họa dữ liệu trong quý trước bằng một đồ thị để
mọi người thấy rõ hơn.” Cách tiếp cận như vậy được xem là mang
tính hỗ trợ và hữu ích, thậm chí có thể dẫn đến một cuộc nói
chuyện dài hơn và tạo cơ hội huấn luyện chuyên sâu hơn. Khi bạn
cảm thấy thoải mái hơn và giỏi hơn trong việc cung cấp phản hồi,
bạn có thể chọn những vấn đề lớn hơn và quan trọng hơn để đưa
ra phản hồi cho nhân viên.
Trung bình khoảng 75-85% phản hồi của bạn nên là phản hồi
tích cực nhằm củng cố hành vi, trong khi 15-25% phản hồi nên
quan tâm cải thiện hiệu suất. Tôi đề nghị bạn không nên trộn lẫn
các phản hồi. Một số cán bộ quản lý thích làm “phản hồi
sandwich”, có nghĩa là đưa ra một phản hồi tích cực rồi đến một
phản hồi điều chỉnh và sau đó lại là một phản hồi tích cực. Lý do
cơ bản là các nhân viên sẽ dễ tiếp thu phản hồi điều chỉnh hơn
sau khi nghe một lời khen và sẽ cảm thấy tốt hơn sau khi nhận
được phản hồi tích cực thứ hai. Có hai vấn đề quan trọng với cách
tiếp cận này. Đầu tiên, thông tin phản hồi điều chỉnh bị pha loãng
bởi những phản hồi tích cực kế đó và thường bị mất hiệu lực hoàn
toàn – nhân viên chỉ nhớ được phản hồi tích cực. Thứ hai, nếu bạn
thường xuyên dùng phương pháp “phản hồi sandwich” để cung
cấp những phản hồi quan trọng, thì những phản hồi tích cực của
bạn sẽ bị đánh giá là không chân thành. Ngay khi bạn bắt đầu
khen ngợi một người nào đó, họ sẽ nghĩ: “Thôi nào, cứ đi thẳng
vào vấn đề mà anh đang rất khó chịu đi!” Nếu mục đích của thông
tin phản hồi là để củng cố những hành vi tốt, hãy giữ chúng tích
cực. Nếu mục đích là giải quyết một vấn đề hiệu suất, hãy cứ để
chúng mang tính chất điều chỉnh. Những phản hồi của bạn sẽ
chân thành hơn và hiệu quả hơn trong cả hai trường hợp.
Dù mức độ kỹ năng hiện tại của bạn trong việc cung cấp thông tin
phản hồi như thế nào, hãy hiểu rằng bạn luôn có thể cải thiện
được. Khi bạn đọc những ví dụ sau, hãy đánh dấu những điều gì
127
