Đúng thời điểm. Hãy sử dụng ý tưởng “khoảnh khắc huấn luyện”
để cung cấp phản hồi cho nhân viên càng sớm càng tốt sau khi
xảy ra một tình huống. Phản hồi càng nhanh chóng sẽ càng hữu
ích.
Nhập vai. Phản hồi bằng lời nói nên được bổ sung bằng cách nhập
vai. Hãy thảo luận về một tình huống cụ thể với nhiều giải pháp
hành động và cho nhân viên đó quyết định một chiến lược khác,
sau đó thử đóng vai khách hàng-nhân viên với anh ấy/cô ấy để
xem mọi chuyện diễn ra như thế nào. Lý tưởng nhất, bạn hãy
quay phim lại cuộc nhập vai này rồi xem lại và bạn sẽ rút ra
những phản hồi thiết thực nhất cho nhân viên của bạn. Cho đến
nay, đó là kỹ thuật huấn luyện mạnh mẽ và hiệu quả nhất.
Tần suất. Mỗi cán bộ quản lý nên dành tối thiểu 5% thời gian
trong một ngày làm việc để phản hồi, nghĩa là khoảng 24 phút
trong 8 giờ.
Phân nhóm phản hồi. Nếu bạn định bỏ ra 24 phút mỗi ngày cho
việc phản hồi, hãy chia nó thành ba phần với mỗi phần 8 phút,
hoặc hai phần với mỗi phần 12 phút.
Phản hồi tập trung. Bạn có thể cung cấp phản hồi cho mọi người
về bất kỳ điều gì. Để thông tin phản hồi của bạn đạt hiệu quả tối
đa, hãy tập trung vào nó. Ví dụ, phản hồi có thể tập trung vào
những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với công việc của nhân viên
hoặc những lĩnh vực mà nhân viên đang gặp nhiều khó khăn
nhất. Hoặc bạn có thể chọn một chủ đề phản hồi, ví dụ như trong
một tháng, tất cả các phản hồi sẽ tập trung vào lĩnh vực dịch vụ
khách hàng. Một cách khác nữa là cung cấp phản hồi trong lĩnh
vực mà nhân viên cảm thấy tự hào nhất hoặc muốn trở nên xuất
sắc nhất. Thay vì cố đoán đó là gì, hãy hỏi nhân viên xem họ
muốn nhận phản hồi trong lĩnh vực nào nhất vì điều này cũng sẽ
giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng.
Làm gương. Hãy làm gương cho nhân viên bằng cách khuyến
khích họ cung cấp thông tin phản hồi cho bạn. Nếu đó chưa phải
là một phần của văn hóa trong nhóm thì bạn cần phải bắt đầu
bằng cách dành riêng một khoảng thời gian trong cuộc họp để hỏi
xem có ai có phản hồi gì không. Nếu bạn hỏi ý kiến phản hồi mà
130
