thấu hiểu sự tương quan của một nhiệm vụ không đơn giản chỉ là
làm được thì tốt mà không làm cũng không sao. Càng có nhiều
thông tin, nhân viên sẽ càng hiểu được công việc của họ có đóng
góp gì cho kế hoạch tổng thể hay không và từ đó có các quyết
định chuẩn xác hơn, đặc biệt là khi có vấn đề phát sinh. Hiểu được
tầm quan trọng của một việc tưởng như không quan trọng nhưng
lại có thể tạo nên sự khác biệt. Ví dụ, cách đây 20 năm, tại New
Jersey đã xảy ra hiện tượng hàng loạt con ngựa đều lăn ra chết sau
khi ăn một loại ngũ cốc và mọi người nghi ngờ là loại ngũ cốc này
có chứa độc tố. Sau đó, người ta truy ra số ngũ cốc nhiễm độc này
có nguồn gốc từ một lô hàng của một cơ sở sản xuất. Hóa ra, các
thùng đựng ngũ cốc đã không được làm sạch đúng cách trong quá
trình sản xuất thức ăn cho gà và ngựa. Một số loại thuốc trong
thức ăn cho gà nhưng lại rất có hại cho ngựa. Không lường trước
được hậu quả, các nhân viên chịu trách nhiệm khử trùng thùng
đựng thức ăn đã quyết định rút ngắn quy trình. Không may,
trong hầu hết trường hợp, nhân viên và người quản lý hiểu được
tầm quan trọng của việc giải thích lý do đằng sau một công việc
chỉ sau khi có vấn đề phát sinh.
Mục tiêu và mong đợi cần phải được viết ra. Chúng cần được lý
giải rõ ràng như thế nào mới được xem là thành công. Ví dụ “Mục
tiêu được coi như hoàn toàn thành công nếu vào ngày 1/12, bạn
giảm được 3,5% khiếm khuyết chất lượng mà không tăng thêm
bất kỳ một chi phí sản xuất nào trong nguồn ngân sách 10 nghìn
đô-la.” Các rào cản tiềm năng như thiếu hụt đào tạo, công cụ, tài
nguyên và quan trọng nhất, sự cam kết thống nhất từ mọi người,
nên được xác định và giải quyết trước. Thất bại trong việc kết nối
những người liên quan vào dự án – kể cả những cán bộ quản lý
theo ca, người lên kế hoạch sản xuất, các nhân viên dây chuyền
và bảo trì… – chắc chắn sẽ gây ra rắc rối.
Thiết lập những mong đợi cụ thể
Hai trong số những việc quan trọng bạn có thể làm để tăng năng
suất và hiệu quả công việc trong tổ chức là lập những mốc kiểm
tra và giao thời hạn hoàn thành công việc. Nếu bạn muốn một
công việc không được hoàn thành, chỉ cần đơn giản nói: “Hãy làm
nó khi nào anh có thời gian rảnh nhé!” Tôi luôn có một danh sách
150
