mà mọi người đều thấy. Một ví dụ tôi thường đề cập với mọi
người là trường hợp của nhà máy sản xuất bút màu Crayola
Crayons thuộc Tập đoàn Binney & Smith. Lần đó, sau khi trình
bày về mô hình RESPECT, tôi được đưa đi tham quan nhà máy. Ở
mỗi trạm làm việc có một cột cờ nhỏ gắn một lá cờ màu xanh
hoặc đỏ. Lá cờ xanh nghĩa là nhóm làm việc tại trạm đó đang đi
đúng hoặc nhanh hơn tiến độ sản xuất dự kiến, còn lá cờ màu đỏ
cho thấy nhóm đang bị trễ tiến độ. Ở trung tâm nhà máy có một
cột cờ lớn. Khi tất cả lá cờ của mọi nhóm đều màu xanh thì trên
đó cũng sẽ gắn một lá cờ xanh. Như vậy, bất cứ ai nhìn vào màu
sắc của các lá cờ này đều ngay lập tức biết được năng suất làm
việc của từng nhóm và cả nhà máy nói chung. Dĩ nhiên, không có
nhóm nào muốn nhóm mình bị gắn cờ đỏ cả. Đặc biệt hơn nữa,
khi một nhóm bị trễ hạn, sẽ luôn có người từ nhóm của cờ xanh
chạy sang hỗ trợ họ. Những tổ chức xuất sắc luôn có những biện
pháp tuyệt vời.
Viết ra. Mỗi khi ủy thác một nhiệm vụ, bạn hãy viết ra những
mong đợi và có hướng dẫn rõ ràng. Đã bao giờ có ai đó yêu cầu
bạn làm một việc và bạn quên mất các hướng dẫn chi tiết chỉ sau
mười phút chưa? Nếu tôi không viết ra, rất có thể tôi sẽ quên béng
mất. Hơn nữa, tôi có khuynh hướng cảm thấy bối rối vì tính hay
quên của mình, nên thay vì làm phiền người đó lần nữa và khiến
bản thân có vẻ thiếu năng lực, tôi sẽ đơn giản tận dụng khả năng
phán đoán tốt nhất của mình. Đừng bao giờ giao một nhiệm vụ
hoặc thiết lập một mong đợi mà không viết nó ra một cách cụ thể.
Kiểm tra mức độ thấu hiểu. Hãy chắc chắn rằng các nhân viên
“phản hồi” lại những mong đợi của bạn. Đừng bao giờ hỏi: “Vậy
mọi người đã hiểu rồi phải không?”, vì dù có hiểu hay không thì
các nhân viên của bạn cũng sẽ nói “có”. Thay vì thế, hãy thử nói:
“Không phải lúc nào tôi cũng có thể diễn đạt rõ ràng mọi thứ, vì
vậy anh hãy thử lặp lại những gì tôi nói được không?” Một chiến
lược hiệu quả khác là nói chuyện với nhân viên và sau đó yêu cầu
anh ấy nhắc lại yêu cầu của bạn trong một email tóm tắt.
Đặt các mốc kiểm tra. Ngay từ khi bắt đầu dự án, hãy thiết lập
các mốc kiểm tra theo thời gian và mục tiêu chính của dự án. Bạn
nên có nhiều điểm kiểm tra ở giai đoạn bắt đầu bởi hậu quả và tác
155
