• TRẢ LỜI TRONG VÒNG 48 GIỜ: Như tôi đã nói trước đây, phản
hồi là một nhân tố quan trọng để củng cố các mối quan hệ. Bạn cần
trả lời khi nội dung của email khi nó còn nóng sốt. Những email nằm
dưới màn hình thứ nhất trong hộp thư cá nhân thường bị quên lãng.
• ĐỪNG VIẾT HOA TẤT CẢ: Một văn bản được viết hoa tất cả sẽ
khó đọc và nó được hiểu là người viết email ĐANG LA HÉT. Nếu
không vì lý do gì đặc biệt, thì đó là chỉ dấu cho thấy bạn không biết
cách dùng email và điều đó không đảm bảo cho việc kết thân thành
công.
• TRÍCH DẪN: Hãy trích dẫn câu hỏi hoặc một phần của email mà
bạn đang trả lời để nhắc lại cho người gửi. Nhiều người nhận hàng
tá email mỗi ngày, vì vậy việc chỉ nói “Được. Tôi đồng ý” sẽ rất kém
hiệu quả.
• NGẮN GỌN VÀ ĐƠN GIẢN: Cắt bỏ những phần thừa và đi vào nội
dung chính. Độ dài lý tưởng cho một email là khoảng năm câu. Nếu
bạn không thể nói hết những gì bạn cần nói trong năm câu, bạn
không có nhiều điều để nói.
• SỬ DỤNG CHỮ THƯỜNG, ĐỪNG DÙNG SIÊU VĂN BẢN
(HTML): Tôi luôn cho rằng một email có chứa siêu văn bản là spam
và không quan tâm đến chúng. Nếu bạn có điều gì đấy quan trọng
cần nói, bạn không cần thiết phải bôi đen, đóng khung, đổ bóng, tạo
chữ đỏ hay đồ họa để trình bày.
• ĐỪNG ĐÍNH KÈM NHỮNG FILE QUÁ 5 MEGABYTE TRỪ KHI
BẠN ĐƯỢC PHÉP: Hãy tưởng tượng người nhận ở trong phòng
khách sạn, phải dùng đường truyền chậm chạp và bạn gửi một file
PowerPoint nặng 10 megabyte. Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ nhận được
một phản hồi tích cực không? Và nhiều người cũng cho rằng những
file đính kèm từ những người lạ thường là virus.
• SỬ DỤNG CHỨC NĂNG BCC: Khi bạn gửi một email cho nhiều
hơn 2 người, hãy dùng chức năng BCC (người nhận không thấy địa
chỉ email của những người nhận khác) để ngăn ngừa những hành
động làm phiền các người nhận và để bảo mật địa chỉ email của họ.
